Журнал регистрации принятых документов

Журнал регистрации принятых документов

Мы в социальных сетях


Подписывайся в Информация на сайте предоставлена исключительно в ознакомительных целях. Перед принятием какого-либо решения проконсультируйтесь со специалистом. Руководство RushBiz.ru не несет ответственности за использование размещенной на сайте информации. Все права защищены. © 2015-2017 — прорыв в вашем бизнесе Копирование материала без указания ссылки на источник запрещено.

.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании.

Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников.

К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов.

Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Журнал регистрации учетных документов

ЖУРНАЛ N _____ регистрации учетных документов ________________________________________________ (наименование организации, подразделения, адрес) Начат _____________ Окончен ___________ Часть I.

Перечень категорий учетных документов ——T———-T—————-T—T———-T—————-¬ ¦ N ¦Категория ¦ Страницы книги ¦ N ¦Категория ¦ Страницы книги ¦ ¦п/п ¦документа +——-T———+п/п¦документа +——-T———+ ¦ ¦ ¦началь-¦последу-¦ ¦ ¦началь-¦последу-¦ ¦ ¦ ¦ная ¦ющая ¦ ¦ ¦ная ¦ющая ¦ +—-+———-+——-+———+—+———-+——-+———+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +—-+———-+——-+———+—+———-+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+———-+——-+———+—+———-+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L—-+———-+——-+———+—+———-+——-+——— Часть II. Сведения о регистрации учетных документов по категориям ______________________________________________________________ (наименование категории учетных документов) ——T——T—————T——T——-T———T——T——¬ ¦Реги-¦Дата ¦Наименование, ¦Коли- ¦Распис-¦Расписка¦Место ¦Приме-¦ ¦стра-¦реги-¦дата и номер ¦чест- ¦ка в ¦в приеме¦хра- ¦чание ¦ ¦цион-¦стра-¦документа (ис-¦во эк-¦получе-¦испол- ¦нения ¦ ¦ ¦ный ¦ции ¦ходящий, ин- ¦зем- ¦нии до-¦ненного ¦доку- ¦ ¦ ¦номер¦доку-¦дивидуальный ¦пляров¦кумента¦докумен-¦мента ¦ ¦ ¦доку-¦мента¦для документов¦и лис-¦и дата ¦та и ¦(N де-¦ ¦ ¦мента¦ ¦строгой отчет-¦тов ¦его пе-¦дата его¦ла и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ности), кем и ¦ ¦редачи ¦передачи¦листов¦ ¦ ¦ ¦ ¦когда оформлен¦ ¦для ис-¦в архив ¦в этом¦ ¦ ¦ ¦ ¦(направлен, ¦ ¦полне- ¦ ¦деле) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦представлен) ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦ +——+——+—————+——+——-+———+——+——+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +——+——+—————+——+——-+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+——+—————+——+——-+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L——+——+—————+——+——-+———+——+——- Примечания к Приложению N 12: 1.

Книга предназначена для учета всех исходящих внутренних и поступающих приходных и расходных учетных документов, а также документов по переписке, касающейся оборота оружия. Допускается регистрация в данном журнале документов, отражающих оборот специальных средств индивидуальной бронезащиты (далее — СС и СИБ).

2. В книге ведутся следующие разделы для регистрации документов по категориям: 2.1.

Внутренние приходные документы (наряды, накладные, ведомости и т.п.).

2.2. Внутренние расходные документы. 2.3. Внешние приходные документы. 2.4. Внешние расходные документы.

2.5. Акты приема (передачи) оружия, патронов, основных частей огнестрельного оружия, СС и СИБ.

2.6. Акты списания оружия, патронов, включая основные части огнестрельного оружия и СИБ. Материалы инвентаризации, недостач (излишков) и соответствующих проверок.

2.7. Акты осмотра оружия, патронов и СИБ, акты технического состояния. 2.8. Лицензии, разрешения, направления и другие разрешительные документы, оформленные (выданные) органами внутренних дел, а также приложения к ним (описи номерного учета оружия и т.д.). 2.9. Документы по переписке, касающейся оборота оружия, патронов, СС и СИБ.

2.10. Книги и журналы учета, ведущиеся в организации федеральной почтовой связи. 2.11. Вспомогательные документы учета (упаковочные листы, описи, заявки, расчеты и т.п.).

2.12. Документы, касающиеся периодической проверки работников организации федеральной почтовой связи. 2.13. Документы, касающиеся временного изъятия оружия и патронов у нарушителей, передачи и получения материалов судебного разбирательства, включая решения о конфискации или возвращении ранее изъятых изделий. 3. Порядковые номера учетных документов в журнале являются их номерами регистрации, при этом на документах, поступивших из МВД России или от органов внутренних дел, юридических лиц — поставщиков, номера регистрации должны начинаться с грифа «Р» (варианты — «Р/123», «Р-20», «Р/123-20», «Р-123/20» и т.п.).

4. Вновь оформленные учетные документы (исходящие), подлежащие направлению организациям федеральной почтовой связи либо другим лицам, регистрируются после их подписания соответствующими должностными лицами в строгой последовательности по мере поступления. 5. Регистрационные отметки об исполненных документах записываются в журнале при наличии всех и правильно оформленных реквизитов. В графе 6 журнала расписывается лицо, ведущее учет, при возвращении документа в подразделение.

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица.

Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе. Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы).

Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк. Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме.

Всё это в совокупности упрощает работу секретаря. Опасность только одна — потеря электронного файла.

Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

  1. хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).
  2. одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);

Журнал учета документации

представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками.

Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться.

Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр.

В журнале отражается эта информация о документе:

  1. Факт составления бумаги.
  2. Передача документа в исполнение.

Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.

наделяется этими функциями:

  1. Отчетная работа.
  2. Анализ имеющихся бумаг.
  3. Контроль над выполнением задачи, под которую формировался документ.

В журнал вносятся сведения не обо всех документах.

В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное. Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки.
Входящие регистрируются только после подготовки.

Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.

Журнал регистрации внутренних документов

Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала.

Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

Секрет в том, что внутри одной книги Excel можно создать любое количество вкладок, регистрируя каждый вид внутреннего документа на отдельном листе: (все картинки кликабельны) На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.

Значение

Помимо того, что существование и ведение журнала может минимизировать неприятные ситуации для организации в суде, он может пригодиться при необходимости оперативного поиска.

В работе никогда нельзя исключать значение человеческого фактора. Если реквизиты важной бумаги теряются либо указываются неверно, эти данные всегда можно будет посмотреть в журнале.

Таким образом можно быстро проверять корректность указанной информации.

Кто ведет?

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать.

Обычно требуется четыре реестра регистрации: Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  1. Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам: «П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа. «№ записки» – номер документа. «Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа. «Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  1. Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.
Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Документы, отправляемые организацией

К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию (не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше).

Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно.

Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере 17.

Пояснения по столбцам: «№ п/п (номер пакета)» – порядковый номер регистрационной записи, номер пакета, который я рекомендую писать на конверте в единожды установленном вами месте (например, рядом с индексом места назначения). Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата.

Если отправление с уведомлением о вручении и/или с описью вложений, то данный номер нужно проставить: а) на конверте; б) на уведомлении в поле «Для дополнительных отметок отправителя»; в) на обоих экземплярах описи вложений внизу на свободном поле. «Дата регистрации» – фактическая дата отправки, т.е. если вы вносите отправление в реестр сегодня, а идете отправлять на почту только завтра, то писать надо завтрашнюю дату.

Не старайтесь соблюсти соответствие номеров пакетов и календарной даты: ничего страшного не произойдет, если пакет № 100 будет иметь дату отправки 01.02.2015, а № 90 – дату 20.02.2015.

В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета». Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

«Куда: организация; адрес; контактное лицо, телефон»

– реквизиты адресата. Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются.

«Содержание» – описание вложенных документов.

«Отправитель» – Ф.И.О. и должность работника, передавшего вам письмо на отправку. «Тип отправления» – указываем вид отправления письма: простое, заказное, с уведомлением, с объявленной ценностью, DHL, EMS и т.д. «Номер идентификатора/накладной» – номер почтового идентификатора (будет проставлен на кассовом чеке с почты) или номер накладной экспресс-оператора.

«Возврат уведомления о вручении (дата и Ф.И.О. получившего лица)» – актуально для пакетов, отправляемых с уведомлением. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица. «Стоимость (с НДС), руб.» – стоимость отправления. «Примечание» – графа для различных служебных и вспомогательных отметок.
«Примечание» – графа для различных служебных и вспомогательных отметок.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица.

Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  1. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.
  2. Кем подписана исходящая бумага.
  3. Исполнитель.
  4. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  5. Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  6. Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  7. Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  8. Адресат.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости.

Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке. Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр.

Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

  • Телеграммы и письма с поздравлениями.
  • Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
  • «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
  • Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
  • Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
  • Материалы информационного характера.
  • Информационно-справочная документация.
  • Письма с рекламным содержанием.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по

Исходящие официальные письма

Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14). Пояснения по столбцам: «П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата письма (обратите внимание: это не дата регистрации, а дата, которая будет стоять на самом письме).

«№ исх. письма» – исходящий номер, который будет стоять на письме. «Организация-адресат» – наименование организации или Ф.И.О. физического лица, которому будет адресовано данное письмо.

Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

«Населенный пункт» – населенный пункт, где находится адресат.

«ГИД» – главный исполнитель документа (автор).

«Содержание» – краткое описание, о чем данное письмо. «Примечание» – графа для различных вспомогательных отметок.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма.

Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д. Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16.

Заключение

Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы.

С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду.

Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вконтакте Оцените статью

Загрузка.

Поделиться ВКонтакте Facebook Одноклассники Twitter Добавить комментарий Пожалуйста, введите ответ цифрами:1 + 20 =

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

  1. Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
  2. Приведение в действие решений руководства в указанное время.
  3. Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.
  4. Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

  1. Количеству граф в журналах.
  2. Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды

Так как разновидностей актов множество, то и журналов их регистрации также очень много.

Если одного вида актов, например, проверок по охране труда, в организации составляется большое количество, то логично будет ввести для них специальный журнал.

И так со всеми разновидностями. Бывают случаи, когда в один журнал помещается множество разных видов актов.

Такая практика распространена в малых и микроорганизациях. Различают следующие виды актов:

  1. Предоставленных услуг и выполненных работ, в них перечисляются конкретные действия организации подрядчика.
  2. Нарушения каких-либо правил, принятых в стране, регионе или компании.
  3. Акты по расследованию причин аварий и несчастных случаев.
  4. Передачи. Во временное пользование или между подразделениями одной и той же компании.
  5. Разрешающие какие-либо действия.
  6. Акты сверки.
  7. Бумаги о признании чего-либо.
  8. Регламентирующие и конкретизирующие.
  9. Запретительные.
  10. Прокурорского реагирования.
  11. Учредительные.
  12. Ревизии.
  13. Уничтожения материальных ресурсов или документов.
  14. Регистрационные.
  15. Ликвидации компаний.
  16. Испытаний чего-либо. Систем, образцов, технологий.
  17. Инвентаризации. Этого вида акты составляются специально созванной комиссией.
  18. Сдачи и приемки чего-либо. Могут сдаваться и приниматься материальные ценности, документы, какие-либо важные для компании работы.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  1. Microsoft Excel.

    В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.

  2. Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом.

    Поможет сформировать единую базу данных.

    Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.

  3. Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel.

    Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

  1. 10165
  2. 4648
  3. 5986
  4. 5777
  5. 9365
  6. 2811
  7. 10736
  8. 4485
  9. 6722
  10. 3464

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники.

Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.

Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно.

Журнал учета времени ведется со следующими целями:

  1. Поддержание дисциплины в организации.
  2. Обоснование наложения на работника дисциплинарного взыскания.
  3. Учет времени, которое персонал проводит на своем рабочем месте.
  4. Это основание для начисления ЗП.

Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета.

Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде.

Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.

Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.

Единая форма для документа не установлена.

То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике.

Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.Сюда входят дела относительно структурных подразделений.

То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами.

Наименования структур подразделения служат разделами.

Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой

Форма

Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации.

Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради.

В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

  • От кого получен документ или кому отправлен;
  • Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  • Ответственный исполнитель документа;
  • Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  • Примечание.

Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы.

Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством. Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Скачайте образец журнала регистрации входящих документов Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании. Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные.

Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх.