Ведение учета по форме т2

Ведение учета по форме т2

Оглавление:

Заполнение графы «Гражданство»


Гражданство Код по ОКИН Гражданин Российской Федерации 1 Гражданин Российской Федерации и иностранного государства 2 (в случае двойного гражданства указывается гражданство какого именно государства) Иностранный гражданин 3 (указывается какого государства) Лицо без гражданства 4 Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Порядок заполнения личной карточки

Личные карточки на работников открываются сотрудниками кадровой службы на основании следующих документов:

  1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  2. СНИЛС;
  3. приказ о приеме на работу;
  4. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
  5. документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  6. трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;

Кроме того, при заполнении личной карточки работника используются сведения, сообщенные о себе самим работником. Порядок заполнения отдельных разделов личной карточки предусмотрен , утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Необходимые документы и кодировка

Для заполнения документации потребуется ряд сведений о сотруднике. Это позволит оформить бланк правильно. Список документов:

  1. документы о том, что было закончено учебное учреждение, то есть аттестаты и дипломы;
  2. паспорт РФ или иного государства;
  3. свидетельство о нахождении на учете в налоговой (ИНН);
  4. приказ, свидетельствующий о приеме на работу.
  5. трудовая книжка;
  6. военный билет;
  7. страховое свидетельство государственного типа (СНИЛС);

Остальные данные вносятся на основании предоставленных сотрудником данных.

В некоторых случаях могут быть запрошены дополнительные документы.Важно!

Любые справки о наличии профессиональной подготовки или переподготовки также должны быть предоставлены.Кодирование является необходимым элементом заполнения. Здесь есть ряд нюансов:

  1. при внесении в кодировочные поля неверных данных форму будут считать недействительной. По этой причине требуется аккуратное точное внесение кодов или их непосредственная простановка перед сдачей карточки в архив;
  2. даты расшифровываются. Пример: 15 августа 2015 года;
  3. если записи нет или имеется отрицательный ответ, то графа остается пустой;
  4. кодировка дат осуществляется с помощью арабских цифр: число, месяц, год — 24.04. 2016.

Заполнение ряда разделов требует использования специальной Инструкции, которая утверждена .

Кто обязан вести карточки

Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит.

Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки.

Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.

Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, по пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей.

Для чего применяют личную карточку

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства.

Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений. Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.
Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

форму для заполнения личной карточки, названную Т-2. На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству.

Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Журнал учета личных карточек Т-2: скачать

Приведем примерную форму журнала учета личных карточек работников: № п/п Ф.И.О. работника Табельный номер Дата приема на работу Должность Структурное подразделение Дата увольнения Примечания 1 2 3 4 5 6 7 8 Скачать бланк журнала учета личных карточек работников в формате Word можно . Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Что содержит личная карточка Т-2

Личная карточка работника формы Т-2 представляет собой документ, в котором собирается вся информация, относящаяся к человеку, принятому на работу к конкретному работодателю.

Форма Т-2 утверждена Госкомстатом, но с 2013 года взамен нее можно использовать документ аналогичного назначения, разработанный работодателем самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Однако удобным остается применение привычной стандартной формы.

В каком бы виде ни оформлялась карточка, в ней должна отразиться следующая информация по конкретному работнику:

  1. Данные о воинском учете.
  2. Сведения о нем: Ф. И. О., данные о рождении, гражданстве, образовании, профессии, стаже на дату приема на работу, составе семьи, месте проживания.
  3. Сведения о событиях, связанных с его отношениями с работодателем, оформившим карточку: приеме на работу и переводах на другую работу или должность, аттестации, повышении квалификации, переподготовке, предоставленных отпусках, имеющихся льготах и об увольнении.

О том, какие еще документы нужно оформить в отношении каждого принятого на работу сотрудника, читайте в материале .

Заполнение Т-2 воинского учета

Личная карточка состоит из четырех страниц. Вся информация в ней разделена на 11 тематических блоков.

Первые две страницы заполняют при принятии сотрудника на работу, 3-4 страницы – в процессе его работы.

Законодательство не запрещает вести Т-2 в электронном виде. При проверке формы придется распечатать. Примечание. Стоит учесть, что от заполнения карточек по форме Т-2 освобождены индивидуальные предприниматели.

В шапке документа вносят следующие данные:

  1. ее код ОКПО;
  2. название организации (сокращения недопустимы);
  3. код ОКУД (код самой личной карточки)
  4. адрес организации.

После этого раздела идет таблица. В ней заполняют дату и табельный номер сотрудника, который присвоен ему при приеме на работу.

Стоит отметить, что при трудоустройстве работник не обязан предоставлять ИНН. Поэтому это поле можно оставить пустым.

После этого указывают такие данные:

  1. Характер работы. Здесь нужно указать, как оформлен сотрудник: временно или постоянно.
  2. СНИЛС. Это номер страховки. Его заполнение является обязательным. Если сотрудник устраивается на работу впервые, СНИЛС выдает ему работодатель.
  3. Пол. Его указывают буквами «М» и «Ж».
  4. «Алфавит». Это поле предназначено для указания первой буквы фамилии работника.

Форму Т-2 заполняют для сотрудников, которые будут трудиться на основном месте работы.

Для совместителей не нужно заводить карточки. Затем вносят данные о рождении сотрудника: дату (необходимо учитывать рекомендации по кодировкам), место рождения (не более 100 символов). В последнем поле не запрещено использовать сокращения. Например, область – обл. А слова «город», «станица» и прочее нужно писать полностью.

Например, область – обл. А слова «город», «станица» и прочее нужно писать полностью. Если сотрудник имеет двойное гражданство, этот факт нужно отобразить в документе.

Рекомендуем прочесть:  Написать заявление в ровд онлайн

Необходимо указать название государств, гражданином которых является работник.

Также нужно внести информацию об учебном учреждении.

Эту информацию указывают на основании предоставленных дипломов учебных заведений. Кроме этого, в карточку вносят информацию о стаже работы, ФИО членов семьи. Если сотрудник зарегистрирован и проживает по одному и тому же адресу, дублировать его не нужно.

Вторую графу оставляют пустой. Раздел 1 – кодировки. Его заполнение считается самым сложным. Ошибки в нем недопустимы. Обозначения:

  1. ОКАТО – код населенного пункта. Он утвержден Постановлением №413 Госстандарта Российской Федерации.
  2. ОКИН – код гражданства сотрудника (1 – гражданин, 2 – двойное гражданство, 3 – иностранный гражданин, 4 – личности без гражданства).
  3. ОКСО – код специальности или профессии. Его проставляют на основании информации в дипломе учебного заведения.
  4. ОКПДТР – также является обозначением специальности. В это поле нужно внести код.

После заполнения этот раздел должен подписать сотрудник.

Сведения о знании иностранных языков также требуется закодировать.

Для этого существуют специальные обозначения: 3 – владею свободно, 2 – читаю и могу объясняться, 1 – читаю и перевожу со словарем.

Обязательно нужно указать код языка, которым владеет сотрудник.

Например, знание английского обозначается кодом 014.
Образование также подлежит кодировке:

  1. начальное профессиональное – 10;
  2. общее (начальное) – 02;
  3. среднее профессиональное – 11;
  4. послевузовское – 19.
  5. высшее – 18;
  6. среднее общее – 07;
  7. неполное высшее – 15;
  8. основное общее – 03;

Кодировка сведений о состоянии в браке: 1 – не состоял; 2 – состоит в зарегистрированном браке; 3 – гражданский брак; 4 – вдовец (вдова); 5 – разведен (разведена); 6 – разошелся (разошлась).

Все кодировки должны быть у кадрового работника. Принимающийся на работу человек их знать не обязан.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются. Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

  1. Д (не годные к военной службе).
  2. Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
  3. Г (временно не годные к военной службе);
  4. А (годные к военной службе);
  5. В (ограниченно годные к военной службе);

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Что случилось?

Правительство РФ опубликовало , которым изменило некоторые пункты Положения о воинском учете. С 19 октября, когда поправки вступят в силу, работодатели должны осуществлять воинский учет работников по новым правилам. Чиновники реализовали требования и Федерального закона «», которыми были введены новые документы воинского учета: справка, заменяющая военный билет, и персональная электронная карта.

Раздел II

На граждан, находящихся в запасе:

  1. П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).
  2. П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
  3. П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные. Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».
  4. П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.
  5. П. 7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву:

  1. П.

    2 – указывается «подлежит призыву».

  2. П.

    1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.

  3. П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии».

В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии. Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:

  1. удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
  2. военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

Сведения о воинском учете Граждане, пребывающие в запасе Граждане, подлежащие призыву Пункт 1.

Категория запаса На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполня­ется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа «Категория учета») Не заполняется Пункт 2. Воинское звание Проставляется в соответствии с записью в военном билете Делается запись: «Подлежит призыву» Пункт 3.

«Состав (профиль)». Заполняется без сокращений Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, «командный’, «медицинский’ или «солдаты», «матросы» и т. п. Че заполняется Пункт 4. «Полное кодовое обозначение ВУС» Записывается полное обозначение — шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например «021101» или «113194А» Проставляется в соответствии с записью в удостоверении граждани­на, подлежащего призыву на военную службу Пункт 5. «Категория годности к военной службе» Записывается буквами: А — годные к военной службе Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями В — ограниченно годные к военной службе Г — временно не годные к военной службе При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А» Записывается буквами: А — годные к военной службе Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями В — ограниченно годные к военной службе Г — временно не годные к военной службе Д — не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу Пункт 6.

«Наименование военного комиссариата по месту жительства»

Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете Проставляется в соответствии с последней записью, или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу Пункт 7. «Состоит на воинском учете» Заполняется простым карандашом Строка а) — в случаях наличия мобилизацион­ного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время Не заполняется : Пункт 8. «Отметка о снятии ‘с воинского учета» При условии достижения предельного возраста .пребывания в запасе, ‘или признания не годным к военной службе по состоянию здоровья Делается отметка: «Снят с воинского учета по возрасту’ или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья» Делается отметка: «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья» После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями.

Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Использование спецсимволов

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2.

Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.

Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен.

Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Содержание личной карточки работника

Личная карточка работника состоит из 11 разделов: Номер раздела Наименование раздела Какая информация отражается I Общие сведения Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков и образование, стаж работы, состояние в браке и состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др.

II Сведения о воинском учете Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др. III Прием на работу и переводы на другую работу Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др. IV Аттестация Дата аттестации, решение комиссии и др.

V Повышение квалификации Даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения и др. VI Профессиональная переподготовка Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др.

VII Награды (поощрения), почетные звания Наименование награды или поощрения, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения) VIII Отпуск Вид отпуска, период работы, за который отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основание для отпуска IX Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством Наименование льготы, ее основание, номер и дата документа, дающего право на льготу X Дополнительные сведения К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др.

XI Основание прекращения трудового договора (увольнения) Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа (распоряжения)

Что это за форма и когда она нужна

Прежде чем разбирать образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника.

Дело в том, что в карточку записываются сведения:

  1. о дате и месте рождения;
  2. иные сведения.
  3. награждениях;
  4. отпусках;
  5. отношении к военной службе;
  6. льготах;
  7. адресе регистрации и проживания;
  8. составе семьи;
  9. стаже работы;
  10. результатах аттестаций;
  11. образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
  12. гражданстве;
  13. знании иностранных языков;

Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку.

Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

Раздел о воинском учете

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Для отсутствия ошибок требуется следовать определенным нормам.Правила:

  1. нельзя совершать ошибки, делать помарки или прочерки;
  2. почерк должен быть разборчивым;
  3. 2 раздел заполняется строго от руки;
  4. заполнение осуществляется от руки или на компьютере с дальнейшей распечаткой. Ручка используется только синяя или черная;
  5. запись должна вестись на картоне или на плотной бумаге. Это позволит избежать изнашивания.
  6. сверка военного комиссариата с учетным документом осуществляется с помощью простого карандаша;

При совершении нескольких ошибок кадровик или другое ответственное лицо будет подвергнуто штрафу, по этой причине требуется проверять все вносимые данные.Важно! Любая запись, которая была внесена во время трудовой деятельности сотрудника, вносится от руки. Дополнительно потребуется ознакомить сотрудника, который после данной процедуры обязан оставить свою роспись.Одной из наиболее частых ошибок является замена испорченной формы, но такая процедура может быть проведена только при первичном оформлении.

Если порча произошла при внесении последующих записей, то форма замене уже не подлежит.

Новые учетные документы

Чиновники исключили из законодательства обязанность работодателей применять для ведения воинского учета личные карточки работников по форме № Т-2.

Но эта новость является приятной для кадровиков только на первый взгляд. Вместо упраздненных личных карточек будут введены другие учетные документы.

Какие? Пока уполномоченное на это Минобороны России еще не утвердило перечень, формы, порядок хранения и заполнения таких специальных документов. И даже в п. 23 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях указано, что организации должны вести личные карточки работников по форме № Т-2. В этом случае постановление Правительства РФ главнее, поэтому от формы № Т-2 можно отказаться и ждать дальнейших указаний и форм от Минобороны.

Журнал учета карточек Т-2

Напомним, что ведение личной карточки работника по форме № Т-2 не является обязательным. Ведь трудовым законодательством такая обязанность не предусмотрена, да и сама унифицированная (утв. ) не является обязательной к применению с 01.01.2013 ().

Тем не менее, именно в личной карточке аккумулируется вся основная информация о работнике, которая может понадобиться работодателю.

Поэтому ведение личных карточек работников рекомендуется.

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, утвердившее форму личной карточки работника № Т-2, не предусматривает ведение каких-либо журналов учета личных карточек работников.

Не утверждена унифицированная форма такого журнала и иными Постановлениями Госкомстата. Поэтому форму такого журнала работодатель может разработать самостоятельно.

Такой журнал может быть удобен в оперативных целях для отдела кадров, бухгалтерии и иных подразделений организации, поскольку в нем может содержатся в сжатом виде самая важная информация о работниках.

Какая – работодатель решает сам.

Как правило, это Ф.И.О., дата приема на работу, дата увольнения, должность, структурное подразделение и др. По сути это даже не столько журнал учета личных карточек работников, сколько журнал учета работников, который актуализируется по мере их приема или увольнения.

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется. Воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А. В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

  1. А (годные к военной службе);
  2. В (ограниченно годные к военной службе);
  3. Г (временно не годные к военной службе).
  4. Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

  1. есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
  2. работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Шаг 2. Заполняем Раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета.

Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

  • Пункт 3 заполняют без сокращений.
  • Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.
  • Пункт 7 заполняют при помощи карандаша, потому что эти сведения часто меняются и их исправляют.
  • Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.

Кроме подписи приводят ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло. Раздел 2 подписывает и сам работник.