В течении какого времени предоставить работнику копии документов

В течении какого времени предоставить работнику копии документов

Работодатель не обязан выдавать характеристику


Д.В. Анциферова, г. Москва Сотрудник, уволенный полгода назад по сокращению штата, пришел к нам с письменным заявлением о выдаче характеристики. Говорит, что наконец-то нашел новую работу, но там просят представить характеристику с предыдущего места работы. Я сказала об этом его бывшему начальнику, но тот даже слышать о нем не хочет, не то что характеристику ему писать.

Сказал, что организация не обязана ее выдавать. Это правда? : Да. Вопрос о выдаче характеристики решается по усмотрению работодателя.

Ведь исходя из смысла ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копии тех «рабочих» документов, которые нужны ему для реализации тех или иных прав, в данном случае — для устройства на новую работу.

А характеристика не входит в число документов, по закону требуемых при приеме на работу. Хотя Мосгорсуд недавно в одном подобном споре указал, что работодателя можно обязать выдать работнику характеристику, если она является обязательным документом для поступления на работу, участия в конкурсе. И тот же суд отметил, что характеристики — это документы, связанные с работой.

Однако работодатель не обязан выдавать работникам только положительные характеристики. То есть при большом желании и настойчивости работник может добиться выдачи характеристики, но какого содержания она будет — это вопрос. Но давайте рассуждать чисто по-человечески: зачем ставить под угрозу устройство бывшего сотрудника на новую работу?

Нигде не сказано, что именно непосредственный руководитель должен подписать характеристику. Пусть ее подпишет, допустим, заместитель директора компании или главный бухгалтер.

Справка о стаже работы в организации

Справку запрашивают, когда нужно подтвердить, что работник трудился у работодателя в течение определенного времени. Составляется в произвольной форме на фирменном бланке.

Сначала выясните, для чего работник запрашивает справку — от этого будет зависеть объем содержащихся в ней сведений. Уточните, указывать ли периоды работы по всем должностям, которые занимал работник, или достаточно общего трудового стажа в организации, нужны ли ссылки на приказы о приеме и увольнении и т. п.

Работник может запрашивать копии локальных актов

Наш работник написал заявление «по собственному желанию», а через пару дней письменно запросил копии приказа о премировании сотрудников за 2010 г.

, а также правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора.

Мы должны все это ему выдать? : Вначале разберемся с приказом о премировании. Вы должны выдать работнику выписку из него, где будут отражены сведения, касающиеся только его лично.

В противном случае, если вы отдадите ему копию приказа в полном объеме, получится, что вы передали персональные данные других работников без их согласия третьему лицу.

А это запрещено ТК Р Теперь что касается правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам.

Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспис Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу.

Документы для работника: готовим и выдаем

Вы здесь Опубликовано 2013-11-25 12:04 пользователем hrconsul «Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 11 ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РАБОТНИКА: ГОТОВИМ И ВЫДАЕМ Нередки ситуации, когда работник обращается к работодателю с просьбой о выдаче тех или иных документов, связанных с работой, — копий приказов, локальных нормативных актов, справок, выписок и пр.

Причем такое обращение возможно как во время работы, так и после увольнения. Сегодня расскажем, в какой форме работник должен запросить документы, какие документы работодатель обязан выдать работнику, установлены ли сроки для такой выдачи, как оформить справки, выписки и иные необходимые работнику документы.

Какие документы может запросить сотрудник? На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать документы, связанные с работой: — копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении; — выписки из трудовой книжки; — справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Не стоит думать, что иные документы работник потребовать не вправе. Верховный суд Республики Саха (Якутия) в Апелляционном определении от 12.08.2013 по делу N 33-2996/13 указал, что перечень документов (копий документов), перечисленных в ст. 62 Трудового кодекса РФ, не является исчерпывающим.

Помимо названных работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы. А это значит, что работник может попросить выдать ему положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации, и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права. Отметим, что есть и иное мнение судов относительно выдачи запрашиваемых работниками локальных нормативных актов.

Например, Московский городской суд в Определении от 08.02.2012 по делу N 33-3328 указал, что на работодателе исходя из смысла ст. 62 ТК РФ лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику документы, содержащие персональную информацию о нем, но не локальные нормативные акты, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только ознакомить сотрудников с ними под роспись (ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Мы не разделяем данную точку зрения и считаем, что работодатель обязан выдать любой документ, включая локальные нормативные акты, который связан с работой конкретного сотрудника, содержит перечень прав и обязанностей, гарантий и льгот, установленных для него.

Например, если он требует копию штатного расписания, не нужно копировать весь документ: достаточно сделать выписку относительно конкретного работника. Помимо ст. 62 обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст.

68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, а на основании ст.

84.1 — копию приказа (распоряжения) об увольнении. Обратите внимание! Чтобы получить копию приказа о приеме на работу или увольнении, работнику достаточно устно этого потребовать, поскольку обязательность письменной формы обращения за такой копией ст. ст. 68, 84.1 ТК РФ не установлена. Кроме этого, работодатель обязан предоставить работнику копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п.

Кроме этого, работодатель обязан предоставить работнику копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п.

8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». На это указывает ст. 89 ТК РФ, предоставляя такое право работникам в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя. Статья 80 ТК РФ устанавливает, что в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению последнего.

А вот экземпляр трудового договора согласно ст. 67 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику без всяких его требований. Без заявлений и требований работодатель обязан выдавать и расчетные листки (ст.

136 ТК РФ). Но не только Трудовой кодекс устанавливает требования о выдаче работодателем документов работнику — такое требование содержится и в иных федеральных законах. Назовем некоторые из них. 1. Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» требует выдавать справку о среднем заработке за последние три месяца (п.

2 ст. 3). 2. Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ

«Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

— справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст.

ст. 4.1, 4.3). 3. Федеральный закон от 30.04.2008 N 56-ФЗ

«О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»

— одновременно с предоставлением расчетного листка работодатель дает застрахованным лицам информацию об исчисленных, удержанных и перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (п. 8 ст. 9). К сведению. Для получения единовременного пособия при рождении ребенка сотрудница должна представить документы, названные в п.

28 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утв.

Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н), одним из которых является справка с места работы мужа о том, что пособие ему не назначалось. 4. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» — копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже выдается работникам: — подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, — в течение 10 календарных дней со дня подачи заявлений; — в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы (в данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений).
4. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

— копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже выдается работникам: — подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, — в течение 10 календарных дней со дня подачи заявлений; — в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы (в данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений).

Сроки выдачи документов Большинство документов, требуемых работниками, должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня обращения за ними или подачи заявления. В частности, в этот срок должны быть выданы: — копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу; — копия трудовой книжки; — справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); — справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; — копии любой записи, содержащей персональные данные работника.

Для некоторых документов установлены иные сроки, зависящие от обстоятельств и времени обращения.

Для наглядности представим их в таблице. Наименование документа Срок предоставления работнику Копия приказа об увольнении Срок выдачи работнику зависит от времени обращения. Это надо сделать либо в последний день работы, либо в течение трех рабочих дней со дня обращения после увольнения Экземпляр трудового договора Срок выдачи зависит от обстоятельств приема на работу: по общему правилу — в день приема на работу или не позднее трех дней со дня фактического допущения сотрудника к работе Расчетный листок В день выплаты заработной платы Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой Выдается в последний день работы или после увольнения — не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления работника Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета Выдается одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР — не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год) Копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии, представленных в ПФР Выдается в течение недели с даты приема формы СПВ-1 территориальным отделением ПФР Копия индивидуальных сведений о работнике и сведений о его трудовом стаже за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, представленных в ПФР Выдается работнику в недельный срок с даты приема территориальным отделением ПФР форм СЗВ-К, СЗИ-5 Не стоит игнорировать названные сроки — их нарушение может привести к судебным спорам.

Так, суд Ханты-Мансийского автономного округа — Югры удовлетворил требования истицы о компенсации морального вреда, поскольку работодатель хоть и выдал затребованную ей копию графика работы, но с нарушением сроков, установленных ст. 62 ТК РФ (Апелляционное определение от 18.06.2013).

Кроме этого, нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом по ст.

5.39 КоАП РФ в размере от 1000 до 3000 руб.

Порядок выдачи документов работнику Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме.

В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые необходимы работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления ниже.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Директору ООО «Восход» │ │ Л.

Е. Кузнецову │ │ от корректора А. И. Карасевой │ │ │ │ Заявление │ │ о выдаче документов, связанных с работой │ │ │ │ На основании ст.

62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим │ │ образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим │ │ увольнением: │ │ — копию приказа об увольнении с работы; │ │ — копию трудового договора. │ │ Также прошу выдать мне справку о доходах физического лица в двух │ │ экземплярах.

│ │ │ │ Карасева, 14.10.2013 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Иногда работодатели не принимают подобные заявления от сотрудников, уволившихся из организации.

А зря. Выдача документов должна осуществляться не только работающим в настоящее время, но и уволенным. В случае отказа в выдаче копий или документов уволенному лицу работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

К сведению. Нельзя взимать с работников плату за предоставление копий документов, так как ст.

62 ТК РФ обязывает делать это на безвозмездной основе. Московский городской суд в Постановлении от 29.08.2011 по делу N 4а-1742/11 указал: довод надзорной жалобы о том, что допущенное К.

В. нарушение в части внесения в правила внутреннего трудового распорядка ОАО «КАРАТ» положений о платности выдачи копий трудовых книжек является малозначительным нарушением, так как данные нормы на практике не применяются и не причиняют какого-либо вреда, не может быть принят во внимание, так как нарушением является не взимание платы как таковой, а само установление такого порядка, который противоречит требованиям действующего трудового законодательства, а потому данное нарушение нельзя признать малозначительным. Копии должны быть надлежащим образом заверены.

Давайте разберемся, что же это значит.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы . Заверенная же копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, уже имеет юридическую силу. Что понимается под надлежащим заверением документа?

——————————— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, определен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее — Указ N 9779-X).

В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

О верности копии документа свидетельствуют печать и подпись руководителя или уполномоченного должностного лица.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует оформление такой заверительной надписи. ——————————— Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность заверившего копию лица, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность заверившего копию лица, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения. Довольно часто вместо слова «Верно» пишут «Копия верна». Будет ли это ошибкой? Нет, так как ГОСТ носит рекомендательный характер.

Кроме данной записи надо сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации. Этого требует п. 1 Указа N 9779-X.

Приведем пример. ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Копия верна. │ │ Менеджер по персоналу Комарова О.

Д. Комарова │ │ 16.10.2013 МП │ │ │ │ Подлинник находится в ООО «Восход». │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Кто может заверять копии? Любое уполномоченное на заверение лицо — обычно это кадровые работники, секретари или сотрудники бухгалтерии.

Лучше всего зафиксировать в локальном нормативном акте (например, в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству), кто, какие документы и какой печатью может заверять. Обратите внимание! Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п.

3 Указа N 9779-X). Если заверить нужно один лист — все ясно. А как быть, если у документа несколько страниц? В такой ситуации возможны два способа: заверить каждый лист документа отдельно или же прошить все листы документа, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью (например, «Копия на 8 листах верна»).

Вопрос: Как подготовить копию трудовой книжки?

В данном случае есть несколько вариантов. Некоторые кадровые работники копируют трудовую таким образом, чтобы на листе А4 помещались два разворота, потом ставят печать так, чтоб она захватила оба разворота, и один раз указывают должность, фамилию, подпись и дату.

А некоторые при таком копировании заверительную надпись проставляют два раза. Другие специалисты каждый разворот трудовой копируют на отдельном листе и заверяют его.

Полагаем, что этот вариант предпочтительней — во избежание разногласий с органами, запрашивающими копию трудовой книжки. В любом случае на каждом листе копии необходимо сделать запись «Копия верна», проставить дату, должность сотрудника, удостоверяющего копию, и печать организации.

А на копии последнего листа трудовой книжки кроме заверительной надписи сотрудник, удостоверяющий копии, должен написать «Работает по настоящее время» и также указать свою должность, поставить подпись и заверить ее печатью.

Еще один вариант — подготовка выписки из трудовой книжки. Об этом мы расскажем ниже. Важный момент — получение от работника подтверждения того, что запрошенные документы им получены. Обычно это или отдельная расписка, составленная в произвольной форме, или отдельная запись на заявлении о том, что документы получены такого-то числа, или подпись получателя в журнале учета выдачи сотрудникам документов, связанных с работой.

Как показывает судебная практика, если достоверных и достаточных доказательств выдачи запрашиваемых документов работодатель представить не сможет, иск о возложении обязанности по выдаче документов будет удовлетворен (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 05.07.2013 по делу N 33-4172/2013г.).

Отметим, что если работник не явился за документами по истечении срока их выдачи, работодателю лучше составить акт об этом, чтобы снять с себя ответственность за задержку выдачи копий. Примеры выписок из документов С копиями разобрались. Но как быть, когда работник на основании ст.

62 ТК РФ написал заявление о предоставлении копии штатного расписания, графика сменности и пр., то есть такого документа, где содержится информация не только о самом работнике, но и о других? Не будет ли предоставление документа в полном объеме нарушать законодательство о персональных данных?

В таком случае мы рекомендуем выдавать выписки из документов, ведь согласно ст. 88 ТК РФ не допускается разглашение окладов и иных выплат относительно других лиц, перечисленных в штатном расписании. Например, если работник обратился с просьбой о предоставлении копии штатного расписания, нужно оформить выписку из него, в которой отразить только сведения о должности и соответствующих выплатах для конкретного работника.

Выглядеть такая выписка может следующим образом. ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Общество с ограниченной ответственностью «Март» │ │ (ООО «Март») │ │ │ │ Выписка из штатного расписания N 3 │ │ на период с 14.03.2012 по 23.12.2013 │ │ │ │┌─────────────┬───────────┬──────────┬─────────┬─────────┬─────────┬──────┐│ ││ Структурное │ Профессия │Кол-во шт.│ Фамилия,│ Оклад │Надбавки,│ Всего││ ││подразделение│(должность)│ ед.

│ имя, │(тарифная│ руб. │ в ││ ││ │ │ │ отчество│ ставка),│ │месяц,││ ││ │ │ │ │ руб. │ │ ││ │├─────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┼──────┤│ ││Транспортный │Водитель │ 1 │Иванов │ 15 000 │ 2 000 │17 000││ ││цех │ │ │Иван │ │ │ ││ ││ │ │ │Сергеевич│ │ │ ││ │└─────────────┴───────────┴──────────┴─────────┴─────────┴─────────┴──────┘│ │ │ │ Директор Рушко П.

Л. Рушко │ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Аналогично может быть оформлена выписка из графика сменности и иных документов, содержащих информацию о других работниках. Нередко просят выписку из трудовой книжки.

Конечно, гораздо удобнее сделать копию трудовой и надлежащим образом ее заверить. Но полагаем, что не составит труда сделать и выписку.

Она будет выглядеть примерно так: ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Общество с ограниченной ответственностью «Март» │ │ │ │ г.

Нижний Новгород 16 октября 2013 г. │ │ │ │ Выписка │ │ XI 2010356 │ │ из трудовой книжки серии — N ——- │ │ │ │ Шатров │ │ Фамилия ————————————————— │ │ Михаил │ │ Имя ————————————————— │ │ Иванович │ │ Отчество ————————————————— │ │ 22.04.1976 │ │ Дата рождения ——————————————— │ │ высшее │ │ Образование ———————————————— │ │ юрисконсульт │ │ Профессия, специальность ———————————- │ │ 10.07.2000 │ │ Дата заполнения ——————————————- │ │ │ │┌──────┬────────────────┬────────────────────────────┬──────────────────┐│ ││ N │ Дата │ Сведения о приеме на │Наименование, дата││ ││записи├─────┬─────┬────┤ работу, переводе на другую │и номер документа,││ ││ │число│месяц│ год│ постоянную работу, │ на основании ││ ││ │ │ │ │ квалификации, увольнении (с│ которого внесена ││ ││ │ │ │ │ указанием причин и ссылкой │ запись ││ ││ │ │ │ │ на статью, пункт закона) │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ 1 │ │ 2 │ │ 3 │ 4 ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │ Общество с ограниченной │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │ ответственностью «Апрель» │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │ (ООО «Апрель») │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ 1 │ 10 │ 07 │2000│Принят в договорной отдел │Приказ от ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │на должность юрисконсульта.

│10.07.2000 N 21-к ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ 2 │ 22 │ 09 │2004│Трудовой договор расторгнут │Приказ от ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │в связи с ликвидацией │22.09.2004 N 8-у ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │организации, пункт 1 части 1│ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │статьи 81 Трудового кодекса │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │Российской Федерации. │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │ Закрытое акционерное │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │ общество «Сентябрь» │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │ (ЗАО «Сентябрь») │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ 3 │ 23 │ 09 │2004│Принят на должность старшего│Приказ от ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │юрисконсульта.

│23.09.2004 N 94 ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ 4 │ 21 │ 12 │2008│Трудовой договор расторгнут │Приказ от ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │по инициативе работника, │21.12.2008 N 52 ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │пункт 3 части первой статьи │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │77 Трудового кодекса │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │Российской Федерации.

│23.09.2004 N 94 ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ 4 │ 21 │ 12 │2008│Трудовой договор расторгнут │Приказ от ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │по инициативе работника, │21.12.2008 N 52 ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │пункт 3 части первой статьи │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │77 Трудового кодекса │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │Российской Федерации.

│ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │ Общество с ограниченной │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │ ответственностью «Зима» │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │ (ООО «Зима») │ ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ 5 │ 10 │ 01 │2009│Принят заместителем │Приказ от ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │начальника юридического │10.01.2009 N 2-п ││ │├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│ ││ │ │ │ │отдела.

│ ││ │├──────┴─────┴─────┴────┴────────────────────────────┴──────────────────┤│ ││Работает по настоящее время, 16.10.2013.

││ │└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘│ │ │ │ Выписка верна. │ │ Начальник отдела кадров Лобова /О.

В. Любова/ │ │ МП │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Т.

В. Шадрина Редактор журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Подписано в печать 30.10.2013 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Оформление выписки

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке. Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью. Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании.

Приведем пример. Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп.

«б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017 Директор И. И.

Зеленов Выписка верна Секретарь Белова О. Е. Белова 20.09.2017 Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») Выписка из трудовой книжки серии XХ № 211111 Фамилия Серов Имя Дмитрий Отчество Олегович Дата рождения 14.02.1990 Образование Среднее профессиональное Профессия, специальность техник Дата заполнения 11.05.2012 № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 & Общество с ограниченной ответственностью «Апрель» & (ООО «Апрель») 1 11 05 2012 Принят техником.

Приказ от 11.05.2017 №?11 2 04 09 2016 Переведен на старшего техника. Приказ от 04.09.2016 №?60 Работает в ООО «Ромашка» в указанной должности в настоящее время. Выписка верна. Секретарь Белова О.

Е. Белова 20.09.2017 Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30?2003 и Указу № 9779?X делается заверяющая отметка.

На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль. Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ.

Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник. В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе. Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать.

Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем. Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший.

При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Статья 62. выдача документов, связанных с работой, и их копий

Внимание Перечня личная карточка работника (унифицированная форма N Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) должна храниться в течение 75 лет.Документы, подтверждающие перечисление заработной платы, уплаты страховых взносов, НДФЛ, являются бухгалтерскими и налоговыми. Документы первичного учета для целей бухгалтерского учета организации обязаны хранить в течение пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г.

N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», раздел 4.1 Перечня), документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, — в течение четырех лет (пп.

8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщик взносов обязан сохранять в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. Важно Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет.

Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности. Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

  1. написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
  2. направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении.

Справки и другие документы

Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца.

После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника.

Рекомендуем прочесть:  Поддельная печать ип

Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ.

Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления. При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ.

В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета.

Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР – не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год). А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

Муниципальное учреждение здравоохранения «Поликлиника № 2» (МУЗ «Поликлиника № 2») г. Пермь 20.12.2013 Выписка из трудовой книжки Болотовой Л. И. Трудовая книжка АТ-IX № 5261347 Фамилия Болотова Имя Лариса Отчество Ивановна Дата рождения 20 апреля 1985 г.

Образование высшее Профессия, специальность врач Дата заполнения 08 мая 2011 г.

Подпись владельца книжки Болотова Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек Мороз МП№записиДатаСведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена записьчисломесяцгод 1 2 3 4 … … … … … … Муниципальное учреждение здравоохранения «Поликлиника № 2» (МУЗ «Поликлиника № 2») 3 15 07 2012 Принята на должность Приказ от 15.07.2012 врача-терапевта. № 21-к Работник работает по настоящее время. Выписка верна. Инспектор отдела кадров Галкина /М.

Н. Галкина/ МП При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления. Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192.В заключение Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики.

В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение – документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику – то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5

«О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»

). Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника.

Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления – в специальном журнале.

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее – ГОСТ № 51141-98).
  • «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
  • «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».
  1. , редактор журнала

Журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

порядок предоставления документов

Оригиналы документов и их копии предоставляются сотруднику при соблюдении следующих условий. Условие 1. Наличие письменного заявления работника о запросе документов.

Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника.

Поэтому юридическим основанием для их выдачи будет заявление сотрудника, составленное в письменной форме (ст. 62 ТК РФ). В отдел кадров нашей компании обратился супруг юрисконсульта, которая в настоящее время находится в отпуске по уходу за ребенком, c заявлением от своего имени с просьбой выдать ему на руки надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки его супруги.

Подскажите, должны ли мы в этой ситуации выдать копию трудовой книжки работницы ее мужу? В данном случае работодатель не вправе выдавать мужу работницы копию запрашиваемого документа (ст.

62 ТК РФ). В создавшейся ситуации для получения указанного документа необходимо поступить следующим образом. Супруг юрисконсульта должен принести заявление о выдаче копии трудовой книжки, написанное самой сотрудницей, и предоставить доверенность от нее на получение копии трудовой книжки (п.

1 ст. 185 ГК РФ), а также предъявить свой паспорт. Заверять доверенность у нотариуса в этом случае не нужно.

Каких-либо четких требований к содержанию такого заявления ТК РФ не предъявляет. При этом в заявлении должны быть указаны конкретные виды документов, оригиналы или копии которых желает получить работник, а также (при необходимости) количество экземпляров. Должно ли заявление работника содержать причины, побудившие его обратиться за получением документов, связанных с работой?

Cовет В целях упрощения работы по заверению документов, выдаваемых работникам, рекомендуем заказать штамп, включающий в себя весь перечень обязательных для заверения копий реквизитов Словарь кадровика Заверенной копией документа называется копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Сотрудник не обязан пояснять в тексте своего заявления, для чего ему нужны оригиналы или копии запрашиваемых документов.

Он также не обязан представлять ходатайства, запросы, требования третьих лиц (в том числе государственных и муниципальных органов) о выдаче копий соответствующих документов. То есть работодатель не вправе требовать от работника указания целей предоставления документов и предоставления запросов на них третьих лиц.

Итак, сотрудник может написать заявление, запросив в нем ряд документов, в том числе и копию трудового договора (приложение 1). И работодатель обязан предоставить ему такие документы, поскольку получать документы, связанные с работой, — безусловное право любого работника (ст.

62 ТК РФ). Условие 2. Выдача документов (их копий) производится всем заинтересованным работникам, как бывшим, так и работающим на момент получения работодателем заявления.

Условие 3. Работник вправе требовать от работодателя предоставления копий любых документов, связанных с работой, в том числе прямо не указанных в ст.

62 ТК РФ и других нормативных правовых актах. Это распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности у данного работодателя. При этом последний не вправе выдавать копии документов, связанных с исполнением трудовых обязанностей другими работниками организации.

Условие 4. Запрашиваемые документы должны быть в наличии у работодателя — он должен иметь реальную возможность выдать их копии работнику. Условие 5. Безвозмездность предоставления документов (их копий), связанных с работой.

Обязательства по выдаче документов, связанных с работой, работодатель должен выполнять безвозмездно (ст. 62 ТК РФ). Организация у нас большая, и практически каждый день приходится изготавливать копии документов по разным запросам сотрудников.

Можно ли включить в локальный нормативный акт (например, в Правила внутреннего трудового распорядка) условие о том, что копии документов, связанных с работой, будут выдаваться сотрудникам за определенную плату?

Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление. Закрепление в локальных нормативных актах работодателя положения о том, что копии документов, связанных с работой, выдаются сотрудникам за плату, не соответствует нормам ст. 62 ТК РФ. Как указал Московский городской суд в постановлении от 29.08.2011 по делу № 4а-1743/11, довод надзорной жалобы о том, что допущенное организацией нарушение в части внесения в Правила внутреннего трудового распорядка положений о платности выдачи копий трудовых книжек является малозначительным нарушением, так как данные нормы на практике не применяются и не причиняют какого-либо вреда, не может быть принят во внимание, поскольку нарушением является не взимание платы как таковой, а само установление такого порядка, который противоречит требованиям действующего трудового законодательства, а потому данное нарушение нельзя признать малозначительным.

Единственное исключение предусмотрено законом: документы о деятельности общества предоставляются работникам — участникам ООО и работникам-акционерам — на возмездной основе. При этом плата, взимаемая обществом за предоставление копий, не может превышать затраты на их изготовление (п. 4 ст. 11, п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п.

3 ст. 12, п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Условие 6. Получение подтверждения о передаче работнику сведений индивидуального персонифицированного учета, предусмотренных нормами п. 2 и 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

.

Форма письменного подтверждения разрабатывается работодателем самостоятельно.

Подтверждение оформляется при передаче таких сведений в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера (приложение 2). Условие 7. Копии документов должны быть заверены «надлежащим образом» (ст.

62 ТК РФ), «в установленном порядке» (п.

7.1 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ). Что понимается под надлежащим заверением копий документов? Копии документов заверяются работодателем, если нормативный акт не указывает на необходимость нотариального заверения такой копии (п.

2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

; далее — Указ № 9779-Х). Поскольку в статье 62 ТК РФ и п.

7.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ речь идет просто о заверении, к нотариусу обращаться не нужно.

Для заверения следует поставить на копии документа, запрашиваемого работником, следующие реквизиты (см. табл.). Как правильно заверить копии многостраничных документов?

Копию документа, содержащего более одного листа, можно заверить одним из следующих способов: Реквизиты, необходимые для заверения копии документа Способ 1. Отдельно заверить каждый лист копии.

Способ 2. Прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью. Например: «Копия на 10 листах верна».

Заверение копий, т. е. свидетельствование конкретным должностным лицом соответствия копии подлиннику документа, требует ответственного подхода и разумной осторожности.

Кроме того, при заверении копий документов нужно принимать во внимание качество подлинника.

И если оригинал имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, то работника — получателя копии — нужно предупредить о том, что такую копию у него могут не принять.

Такой вывод следует из п. 3 Указа № 9779-Х.

Кроме того, обратите внимание на следующие моменты: Словарь кадровика Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

  1. сама копия документа может быть изготовлена на печатающем устройстве или при помощи копировального аппарата, а также рукописным способом;
  2. из норм ст. 62 ТК РФ следует, что понятие «копии документов» следует толковать расширительно. Оно распространяется не только на саму по себе копию (т. е. документальное воспроизведение всего текста письменного документа, идентичное по содержанию подлиннику), но и на копию части соответствующего текстового документа (например, выписку из трудовой книжки, выписку из приказа о премировании работников и т. д.).

Cовет Предусмотрите , связанных с работой, в локальном нормативном акте — Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о документообороте, Инструкции по кадровому делопроизводству или в отдельном Положении о выдаче документов работникам (приложение 3) Условие 8. Запрашиваемые документы (их копии), связанные с работой, должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ), если иные сроки не предусмотрены другими отраслями права.

Такая обязанность работодателя установлена императивно, поэтому в случае ее невыполнения организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности на основании ст.

5.27, 5.39 КоАП РФ. Так, сотрудник, которому работодатель отказал в выдаче необходимых документов (их копий) либо выдал их с опозданием или за плату, может обратиться с жалобой в ГИТ. По его жалобе может быть проведена документальная проверка или проверка в рамках административного производства.

Как следствие, работодателю в этом случае грозит административное наказание, предусмотренное ч.

1 ст. 5.27 или ст. 5.39 КоАП РФ.