По номенклатуре дел документы систематизируются по

По номенклатуре дел документы систематизируются по

Кто ведет номенклатуру дел


Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Утверждаем и вводим в действие

После составления номенклатуру необходимо утвердить. Первым делом данный документ визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив. Затем номенклатура подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения.

И только после этого номенклатура утверждается руководителем учреждения. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  1. рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
  2. в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
  3. в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
  4. в архиве организации;

Обратите внимание Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п.

3.4.6 Правил). По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил). Приведем пример оформления номенклатуры дел.

ФГБНУ «Научно-исследовательский радиофизический институт» (наименование организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Директор 21.11.2013 № 2 (наименование должности руководителя организации) г.

Нижний Новгород Солнцев П. И. Солнцев (место составления) (подпись) (расшифровка подписи) На2013 год Дата21.11.2013 Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 01. Руководство 01-01 Устав Постоянно, ст. 51 01-02 Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах Постоянно, ст.

51 01-02 Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах Постоянно, ст. 55 01-03 Доверенности, выданные филиалам, представительствам 5 л. ЭПК, ст. 60 01-04 Переписка с органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности 5 л.

ЭПК, ст. 32 … … … … … 03. Отдел делопроизводства и документоведения 03-01 Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.), предоставляемые структурными подразделениями руководству организации 5 л. ЭПК, ст. 87 03-02 Журнал регистрации входящих и исходящих документов 5 л., ст.

258 04.Отдел радиофизического дистанционного зондирования природных сред и изучения динамических процессов 04-01 Положение об отделе Постоянно, ст. 55 04-03 Договоры о повышении квалификации работников 5 л.*, ст. 721 * После истечения срока действия договора 04-04 Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний 5 л.

ЭПК, ст. 24 … … … … … Начальник отдела делопроизводства и документоведения Петрова, /А. П. Петрова/10.11.2013 Начальник архиваПахомова, /А.

Р. Пахомова/10.11.2013

  • Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность.

А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения.

Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения.

Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Номенклатура дел – сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. 26 Ноября 2019 в 17:52 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

27 Августа 2019 в 10:10 Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс. 21 Августа 2019 в 17:25 Врио — это временно исполняющий обязанности.

И. о. — исполняющий обязанности. В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах.

06 Мая 2019 в 16:46 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2019 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. 15 Марта 2019 в 16:30 24 Декабря 2019 23 Сентября 2019 11 Сентября 2019 18 Марта 2019 06 Февраля 2019 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Создайте регламент работы с архивом и утвердите бланки

Создавая архив и утверждая систему его работы, управляющей организации следует учесть несколько важных моментов:

  1. Лучше, если документы вечного и длительного хранения будут лежать отдельно, также следует вести систематизацию дел по годам. Это позволит быстрее найти необходимые документы.
  2. Необходимо установить чёткие требования к сдаваемым папкам: они должны быть переплетены, прошиты, пронумерованы. В сдаваемых делах обязательно должна быть опись вложений.
  3. После приёма дела в архив ответственный работник должен проводить экспертизу ценности находящихся в папке документов, то есть определять значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также сроки их хранения. Делать это следует в соответствии с ч. 2 Основных правил.
  4. Приниматься в архив должны все документы, но по графику, заранее утверждённому руководителем УО или начальником отдела делопроизводства (п. 3.7.25 Основных правил). Ответственный работник принимает их по актам, образец которого УО следует разработать и довести до всех структурных подразделений.
  5. В каждом подразделении необходимо назначить сотрудника, который будет сдавать дела и документы в архив. Это упорядочит систему формирования архива и исключит путаницу.
  6. Выдача дел обязательно должна фиксироваться в соответствующем журнале, чтобы у работника была информация о том, где находятся выданные документы. Установите чёткие сроки, в течение которых сотрудники, взявшие в архиве документы, должны их вернуть.

Также необходимо разработать и утвердить ряд бланков, которые необходимы для работы сотрудника архива: опись документов разных сроков хранения, акт приёма дел от подразделений, заявление на выдачу документов из архива во временное пользование, акт уничтожения документов и др.

Образцы приведены в приложении к Основным правилам.

2. Систематизация документов в делопроизводстве.

Определение и функции номенклатуры дел

постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации.

Использование номенклатуры дел при оперативном хранении документов и в архиве организации. Во время создания, согласования, использования документы хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде.

Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки — файлы.

Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся на жестких дисках компьютеров или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.).

Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвращения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку документы хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08/2007.
Поскольку документы хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08/2007.

Хранение уже исполненных документов и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касается только правил оформления обложек этих папок. Чертежи, другие документы, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дипломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохранность, и коробках.

Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например в коробках для CD-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов. При заведении дела оформляется обложка папки или специальный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают CD-диски, аналогично оформлению обложек папок для бумажных документов.

На обложке указывается следующее: — полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело1; — индекс дела по номенклатуре дел; — при заведении следующего тома дела номер тома на первом и последующих томах указывается его заголовок, который полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела. Стр 2 из 3 Соседние файлы в предмете

  1. 20.12.2018215.04 Кб
  2. 20.12.20182.59 Mб
  3. 11.06.2015623.1 Кб
  4. 24.12.201896.77 Кб
  5. 12.06.201598.7 Кб
  6. 15.12.201829.83 Кб
  7. 20.12.20182.79 Mб
  8. 19.11.2018165.89 Кб
  9. 12.06.2015256.72 Кб
  10. 12.06.2015132.87 Кб
  11. 12.06.201536.94 Кб

Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Перечень использованных нормативных правовых актов

1.

. (в действующей редакции).2. (в действующей редакции).3. //Собрание законодательства Российской Федерации. — 2004. — N 43. — Ст.4169.4. Положение о Федеральном архивном агентстве: утв.

постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 2004 года N 290//Собрание законодательства Российской Федерации. — 2004. — N 25. — .5. . — М.: Госстандарт России, 2003. — 17 с.6. . — М.: Госстандарт России, 1998. — 8 с.7. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения/Главархив.
— 8 с.7. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения/Главархив. ВНИИДАД. — М., 1989. — 269 с.8.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения/Росархив. ВНИИДАД. — М., 2002. — 107 с.9. : утв. //Российская газета. — 2003.

— 26 августа.10. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел: метод, пособие/Главархив СССР. — М., 1990. — 21 с.11. : утв. , зарегистрирована в Минюсте России 26 декабря 2000 N 2508.

— М., 2004. — 88 с.Электронный текст документаподготовлен АО «Кодекс» и сверен по:официальный сайт Государственногоархива Кемеровской областиhttp://arhiv42.ruпо состоянию на 18.10.2016

Типовое распределение

Архивная классификация может быть:

  1. тематической (выбирается однотипная тематика пакетов документации);
  2. хронологической (каталогизация проводится по времени создания документов и сроком их хранения);
  3. номинальной (сортировка по номиналу подходит для распорядительно-организационной документации: приказов, протоколов, актов, соглашений, счетов);
  4. предметной (распределение делается в рамках одной выбранной темы);
  5. авторской (сортировка по имени творческой группы или автора: диссертации, публикации, сообщения, доклады).

Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам.

Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки. Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения.

Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена.

Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы.

Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения. В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года.

Обычно хватает трех-пяти строк.

В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

Составление и систематизация заголовков (наименований) дел

К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовки составляются из следующих элементов: ● указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.); ● указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.); ● название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы); ● обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов); ● указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность); ● период (даты), к которому относятся документы дела; ● указание копийности (наличия копий документов) дела. В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы.

Все зависит от того, какие документы объединены в деле.

Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие: ● название вида дела или вида документа; ● краткое содержание; ● указание на наличие копий, например, «Приказы по учебной работе.

Копии». Обращаем внимание на то, что указание на подлинность документов дела в заголовок не включают.

Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.

Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу, например, «Дело об организации центров молодежного творчества в Северо-Западном административном округе».

Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанные последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например:

«Документы о строительстве административного корпуса (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»

; «Документы к протоколам заседаний научно-технического совета (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Встречается использование в заголовках терминов «материалы» и «документальные материалы». Это неправильно, так как данные термины не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется.

Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее: ● Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, «Переписка с компанией «Медиофарм» о поставках диабетических препаратов».

● Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например,

«Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары»

. ● Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например,

«Переписка со спортивными школами Юго-Восточного административного округа об организации летнего отдыха детей в спортивных лагерях»

. ● В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, по которому велась переписка, например,

«Переписка об организации международной научно-практической конференции «Электронный документооборот»

.

Свои особенности имеют и заголовки дел, содержащие распорядительную, плановую и отчетную документацию. При группировке в деле распорядительных документов, а также протоколов в заголовке указываются вид документа и автора, например:

«Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам»

, «Протоколы заседаний совета директоров».

Заголовки дел, содержащие плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой бухгалтерский отчет», «Месячные отчеты об отгрузке товаров». Это связано с тем, что годовые и квартальные (или месячные) отчеты имеют разные сроки хранения. В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр):

«Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (форма 10-ф)»

.

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения, правила и т.п.) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения (положение, должностные инструкции). Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самой организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами. Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами.

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например: ● «Переписка с компанией «ИНКОМ», ● «Переписка с компанией «Корона», ● «Переписка с компанией «Максигор».

Или ● «Переписка с предприятиями Белгородской области», ● «Переписка с предприятиями Вологодской области», ● «Переписка с предприятиями Краснодарского края» и т.д. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа. Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела (класса 01 в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией (на уровне руководства).

Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Административное управление», «Секретариат» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «Проф­союзный комитет», «Профсоюзная организация», «Организация ветеранов предприятия». Пример 1 Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел структурного типа.

Очевидно, что в варианте № 2 значимость подразделений в деятельности организации отражена.

В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.

Пример 2 Приведем примеры фрагментов главных таблиц номенклатуры дел как классификатора:

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации.

Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная. Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения.

Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.