График документооборота на 2019 год образец

Приказ об утверждении графика


Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

  1. Ознакомление с приказом всех работников.
  2. Наличие подписи директора.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме. В графике обычно присутствуют эти сведения:

  1. Контроль за соблюдением графика.
  2. Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
  3. Правила составления и оформления.
  4. Порядок исполнения документов.
  5. Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
  6. Сроки вступления локальных актов в силу.
  7. Порядок утверждения бумаг.
  8. Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
  9. Сроки проверки формы и содержания документов.
  10. Способы ведения и хранения бумаг.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности.

Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа.

Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр.

Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца.

Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т.

п. должны не позже 1-го числа месяца. Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам.

Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировки. Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены.

Переходим к оформлению.

Как составляется график документооборота

Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно.

Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график. Что необходимо прописать в бланке?

Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю.

Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников.

Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика. Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки.

Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.

К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки.

А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным. Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.

Приказ об утверждении графика документооборота – образец

ООО «Вектор»Приказ № 3г. Москва 09.01.2019 года«Об утверждении и введении в действие графика документооборота в ООО «Вектор»Для обеспечения рациональной системы документооборота и стабильной работы организацииПРИКАЗЫВАЮ:

  • Контроль за исполнением положений графика возложить на главного бухгалтера ООО «Вектор» Вальтер И.Г.
  • Утвердить прилагаемый в Приложении № 1 график документооборота ООО «Вектор».
  • Всем ответственным сотрудникам и структурным подразделениям ООО «Вектор» подавать в бухгалтерский отдел первичную документацию на основании утвержденного графика.
  • С момента утверждения графика полученные от контрагентов договоры, счет-фактуры, накладные ТОРГ-12, 1-Т, ТН направлять в установленные в графике сроки в бухгалтерию.
  • Ввести график в действие с 09.01.2019 г.

Генеральный директор ООО «Вектор» ______________________ /Мещанинец Игорь Леонидович/С приказом ознакомлены:_______________________/Вальтер И.Г./

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.

Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

  1. налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.
  2. утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
  3. ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
  4. налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
  5. оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
  6. проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

График документооборота по учету нефинансовых активов — часть № 1

Учетная политика необходима для описания применяемых компанией методов отражения имущества, доходов и расходов, а также операций в бухгалтерском и налоговом учете и отчетности.

Учетная политика 2019 года может быть сформирована как единый документ с отдельными разделами, посвященными нюансам бухгалтерского и налогового учета, или же на каждый вид учета создается отдельная политика. Форма этого документа законом не регламентирована, но в нем необходимо предусмотреть все нюансы учета.
Форма этого документа законом не регламентирована, но в нем необходимо предусмотреть все нюансы учета.

Важно дополнить политику по учету рабочим планом счетов, формами применяемых первичных документов и регистров, правилами документооборота и иными решениями компании, необходимыми для организации учета.

О нюансах применения плана счетов подробнее читайте здесь.

Основой составления учетной политики 2019 года являются правила, закрепленные в положении по бухгалтерскому учету 1/2008 «Учетная политика организаций», утвержденном приказом Минфина от 06.10.2008 № 106н и вводящим ряд допущений и требований (допущения последовательности применения, имущественной обособленности, требования полноты, своевременности, осмотрительности).

Учетная политика 2019 года формируется главным бухгалтером (или иным лицом, которому это поручено) и утверждается руководителем компании.

Дата утверждения учетной политики на 2019 год — не позднее 31.12.2018, так как закрепленные ею способы учета подлежат применению с 1 января года, следующего за годом утверждения (п. 9 ПБУ 1/2008). О том, что является существенным для учетной политики, составляемой «упрощенцем», читайте здесь.

Не существует универсальной учетной политики, подходящей для всех без исключения компаний. Чтобы грамотно составить этот документ, потребуется учесть не только все проводимые компанией операции, но и планируемые в предстоящем периоде, чтобы охватить весь спектр необходимых способов оценки и учета активов и обязательств.

Процесс разработки этого документа начинается с анализа допускаемых законодательством способов учета с целью рационального выбора наиболее подходящего для компании с учетом специфики ее работы.

Например, учетная политика строительной компании, осуществляющей капитальное строительство по долгосрочным договорам, обязательно должна описывать порядок признания выручки и расходов по указанным договорам в соответствии с требованиями ПБУ 2/2008 «Учет договоров строительного подряда» (утверждено приказом Минфина от 24.10.2008 № 116н). А торговой фирме это ПБУ при разработке учетной политики не потребуется, потому что специфика ее деятельности иная. При этом последней в своей учетной политике 2019 года придется обязательно прописать иные пункты.

Например, отразить нюансы формирования коммерческих расходов или специфику учета разнообразных скидок и надбавок к цене товара. При этом и в строительной, и в торговой компании могут быть одинаковые подходы, например, к методам начисления амортизации ОС и НМА или правилам списания МПЗ.

О том, как составить налоговую учетную политику у заказчика строительства, мы рассказывали здесь.

Перечень всех действующих ПБУ смотрите здесь. Объем учетной политики зависит от многих обстоятельств: видов активов и обязательств, разнообразия уплачиваемых налогов и иных нюансов.

Например, если у компании отсутствует собственное имущество на балансе, ее учетная политика не будет содержать описания методов расчета амортизации и раздела, посвященного расчету налога на имущество. Учетная политика для налогового учета существенно отличается от бухгалтерской, поскольку базируется на иных нормативных документах (главный из них – НК РФ).

Кроме того, в налоговом законодательстве чаще происходят изменения, требующие своевременного реагирования на них, в т. ч. внесения корректировок в учетную политику. ВАЖНО! За отсутствие политики по учету или ее положений, требующих самостоятельного выбора или установления, контролеры наказывают как за грубое нарушение правил учета.

ВАЖНО! За отсутствие политики по учету или ее положений, требующих самостоятельного выбора или установления, контролеры наказывают как за грубое нарушение правил учета.

Рекомендуем прочесть:  Как открыть частный дет сад

В соответствии со ст. 120 НК РФ штраф составит 10 000 руб. (30 000 руб. — если нарушение распространяется на несколько налоговых периодов). О том, что составляет основу учетной политики по МСФО, читайте в материале

«Учетная политика в формате МСФО — основные положения»

.

Учетная политика организации (ООО) — пример 2019 года можно найти на многочисленных сайтах в интернете. Однако искать идеально подходящий бесполезно.

Все тонкости учета предусматриваются в зависимости от специфики деятельности, а она у каждой компании своя. Можно воспользоваться предлагаемыми в интернете специальными сервисами-конструкторами. Но и они могут применяться лишь в качестве основы, подлежащей дальнейшей доработке и корректировке.

Наименование документа Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Личная карточка работника Штатное расписание Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Код формы ф. Т-1 ф. Т-2 ф. Т-3 ф. Т-5 ф. Т-6, ф.

Т-6а Количество экземпляров 1 Ответственный за составление Специалист по кадрам Документы, на основании которых составляются Трудовой договор Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф.

Т-1), анкетные данные работника Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, организационная структура учреждения Заявление работника Заявление работника, график отпусков (ф. Т-7) Срок составления В трехдневный срок со дня фактического начала работы В течение трех рабочих дней с момента оформления приема работника на работу На дату создания учреждения и при внесении изменений При переводе работника на другую работу За пять дней до начала отпуска Ответственный за проверку Начальник отдела кадров Главный бухгалтер, начальник отдела кадров Начальник отдела кадров Срок проверки Один день со дня составления Кто утверждает (подписывает) Руководитель, работник Начальник отдела кадров Руководитель, главный бухгалтер Руководитель, работник Срок утверждения (подписания) 1 день Куда передается Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) Специалисту по кадрам, копия — в бухгалтерию Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) Срок передачи Не позднее следующего дня после подписания Документы, в которых производятся записи Трудовая книжка — — Трудовая книжка, Личная карточка (ф.

Т-2), Карточка-справка (ф. 0504417) Личная карточка (ф. Т-2), Карточка-справка (ф. 0504417) Документы, составляемые на основании данного Личная карточка (ф. Т-2), Карточка-справка (ф. 0504417) — Расчетная ведомость (ф.

0504402) — Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф.

0504425) Место хранения Кадровая служба, бухгалтерия Ответственный за хранение Специалист по кадрам, главный бухгалтер Наименование документа Приказ (распоряжение) о поощрении работника Приказ о направлении работника в командировку Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при предоставлении отпуска) Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при прекращении трудового договора) Табель учета использования рабочего времени Расчетная ведомость Код формы (ф. Т-11, Т-11а) (ф. Т-9, Т-9а) (ф. Т-8) (ф. 0504425) (ф. 0504421) (ф.

0504402) Количество экземпляров 1 Ответственный за составление Специалист по кадрам Специалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделов Бухгалтер по расчетам с персоналом Документы, на основании которых составляются Служебная записка, представление к поощрению Служебная записка Заявление работника, другие документы Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. Т-6, Т-6а) Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф.

Т-8) Табельный учет, листки нетрудоспособности, приказы, справки, другие документы Табель учета использования рабочего времени (ф.

0504421), Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425), другие документы по учету труда и его оплаты Срок составления 1 день с момента поступления документов, согласованных с руководителем За один день перед выездом в командировку Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника За пять дней до начала отпуска Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника 16-го и 1-го числа каждого месяца1 За три рабочих дня до срока выплаты заработной платы Ответственный за проверку Начальник отдела кадров Главный бухгалтер Срок проверки В день составления Кто утверждает (подписывает) Руководитель Специалист по кадрам Специалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделов Главный бухгалтер, бухгалтер по расчетам с персоналом Срок утверждения (подписания) В день составления 1 день со дня поступления документа Куда передается Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) В бухгалтерию Срок передачи Не позднее следующего дня после подписания В день подписания 16-го и 1-го числа каждого месяца Документы, в которых производятся записи Трудовая книжка, Личная карточка (ф.
0504425), другие документы по учету труда и его оплаты Срок составления 1 день с момента поступления документов, согласованных с руководителем За один день перед выездом в командировку Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника За пять дней до начала отпуска Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника 16-го и 1-го числа каждого месяца1 За три рабочих дня до срока выплаты заработной платы Ответственный за проверку Начальник отдела кадров Главный бухгалтер Срок проверки В день составления Кто утверждает (подписывает) Руководитель Специалист по кадрам Специалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделов Главный бухгалтер, бухгалтер по расчетам с персоналом Срок утверждения (подписания) В день составления 1 день со дня поступления документа Куда передается Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) В бухгалтерию Срок передачи Не позднее следующего дня после подписания В день подписания 16-го и 1-го числа каждого месяца Документы, в которых производятся записи Трудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2) — Трудовая книжка, Личная карточка (ф.

Т-2) — Карточка-справка (ф. 0504417) Документы, составляемые на основании данного Расчетная ведомость (ф. 0504402) — Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425) Расчетная ведомость (ф.

0504402) Платежные документы Место хранения Кадровая служба Бухгалтерия Ответственный за хранение Специалист по кадрам Главный бухгалтер 1 Табель формируется за первую половину месяца (период заполнения: с 1-го по 15-е число) и за месяц (период заполнения: месяц).

Наименование документа Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов 2 Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств Акт приемки материалов (материальных ценностей) Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) Форма (ф. 0504101) (ф. 0504103) (ф. 0504220) (ф. 0504207) Количество экземпляров 2 1 Ответственный за составление Комиссия по поступлению и выбытию активов Начальник административно-хозяйственной части Документы, на основании которых составляются Приказ, распоряжение, договор (купли-продажи, поставки, дарения и т.д.), документы поставщика (подрядчика, исполнителя), документы, подтверждающие государственную регистрацию объектов недвижимости Срок составления Перед приемом-передачей нефинансовых активов Не более 3 дней со дня приема основных средств Не более 3 дней со дня приемки материалов 1 день со дня приема материальных ценностей Кто утверждает (подписывает) Руководитель, МОЛ, члены комиссии, бухгалтер материальной группы, главный бухгалтер Руководитель, МОЛ, члены комиссии, бухгалтер материальной группы Руководитель, МОЛ, члены комиссии Начальник административно-хозяйственной части, МОЛ, бухгалтер материальной группы Срок утверждения (подписания) В день составления Куда передается Один экземпляр — в бухгалтерию, второй — контрагенту, копия — МОЛ Один экземпляр — в бухгалтерию, второй — юрисконсульту, копия — МОЛ В бухгалтерию, копия — МОЛ Срок передачи Не позднее следующего дня после подписания Документы, в которых производятся записи Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф.

0504031), Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) Бухгалтерские регистры Документы, составляемые на основании данного Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф.

0504031), Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф.

0504031), Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) Место хранения Бухгалтерия Ответственный за хранение Главный бухгалтер Наименование документа Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) 2 Акт о списании транспортного средства 2 Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря 2 Накладная на внутреннее перемещение нефинансовых активов Доверенность на получение МЦ Форма (ф. 0504104) (ф. 0504105) (ф. 0504143) (ф.

0504102) (ф. М-2) Количество экземпляров 1 3 1 Ответственный за составление Комиссия по поступлению и выбытию активов Материально ответственное лицо Бухгалтер материальной группы Документы, на основании которых составляются Приказ (распоряжение) о списании объектов нефинансовых активов Приказ (распоряжение) о перемещении Наряд, счет, договор, заказ, соглашение, другие заменяющие их документы Срок составления Не более 14 календарных дней со дня поступления документов Перед перемещением нефинансовых активов Перед получением МЦ Кто утверждает (подписывает) Руководитель, члены комиссии, бухгалтер материальной группы Руководитель, члены комиссии МОЛ, бухгалтер материальной группы Руководитель, главный бухгалтер, доверенное лицо Срок утверждения (подписания) В день составления Куда передается В бухгалтерию, копия — МОЛ Один экземпляр — в бухгалтерию, по 1 экземпляру — МОЛ Доверенному лицу Срок передачи Не позднее следующего дня после подписания В день составления Документы, в которых производятся записи Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф.

0504031), Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф.

0504032) Журнал учета выданных доверенностей Документы, составляемые на основании данного — Место хранения Бухгалтерия Бухгалтерия (неиспользованные) Ответственный за хранение Главный бухгалтер Наименование документа Требование-накладная Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения Акт о списании материальных запасов Код формы (ф. 0504204) (ф. 0504210) (ф. 0504230) Количество экземпляров 3 1 Ответственный за составление МОЛ Комиссия по поступлению и выбытию активов Документы, на основании которых составляются Заявка на получение МЗ, документы подрядчика Заявка на получение МЗ Отчет о расходовании лекарственных средств, путевые листы, Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835), др. документы Срок составления Перед выдачей МЗ Не более 14 календарных дней со дня получения документов Кто утверждает (подписывает) Руководитель, МОЛ, бухгалтер материальной группы, подрядчик Руководитель, главный бухгалтер, МОЛ Руководитель, члены комиссии, главный бухгалтер Срок утверждения (подписания) В день составления Куда передается В бухгалтерию, МОЛ, подрядчику В бухгалтерию, копия — МОЛ Срок передачи В день подписания Документы, в которых производятся записи Регистры бухгалтерского учета Документы, составляемые на основании данного Регистры бухгалтерского учета Место хранения Бухгалтерия Ответственный за хранение Главный бухгалтер Наименование документа Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер Кассовая книга Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет Авансовый отчет Акт о списании бланков строгой отчетности Требование-накладная Код формы (ф.

Рекомендуем прочесть:  Заявление на квоту для рвп образец

0310001) (ф. 0310002) (ф. 0504514) — (ф. 0504505) (ф. 0504816) (ф. 0504204) Количество экземпляров 1 3 Ответственный за составление Кассир Подотчетное лицо Подотчетные лица Комиссия по поступлению и выбытию активов Материально ответственное лицо Документы, на основании которых составляются Контрольная лента ККТ, заявления, счета, другие документы-основания Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет, Авансовый отчет (ф. 0504505) Приходный кассовый ордер (ф.

0310001), Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) ПФХД Билеты, квитанции, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, другие документы Корешки выданных бланков больничных листов, родовых сертификатов, Отчет о выданных и испорченных БСО Заявка на получение БСО Срок составления Перед приемом денежных средств (денежных документов) Перед выдачей денежных средств (денежных документов) При наличии кассовых операций в конце рабочего дня По необходимости На командировочные расходы — в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

По расходам на приобретение товаров (работ, услуг) и денежным документам не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства (денежные документы) В течение трех дней со дня проверки БСО В день совершения хозяйственной операции Ответственный за проверку Главный бухгалтер Комиссия по поступлению и выбытию активов Материально ответственное лицо Кто утверждает (подписывает) Главный бухгалтер, кассир Руководитель, главный бухгалтер, кассир, получатель денежных средств (денежных документов) Главный бухгалтер Руководитель, главный бухгалтер Руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер, руководитель структурного подразделения, подотчетные лица Руководитель, члены комиссии Руководитель, МОЛ, бухгалтер материальной группы Срок утверждения (подписания) Главный бухгалтер — при получении документа, кассир — сразу после приема денежных средств (денежных документов) Руководитель, главный бухгалтер — при получении документа, кассир — сразу после выдачи денежных средств (денежных документов) Кассир — в день составления, главный бухгалтер — один день с момента поступления документа Главный бухгалтер — один рабочий день со дня поступления документов, руководитель — в течение двух рабочих дней со дня поступления документов В течение трех рабочих дней со дня поступления Авансового отчета (ф. 0504505) В день составления Куда передается В бухгалтерию В кассу В бухгалтерию В бухгалтерию, копия — МОЛ Один экземпляр — в бухгалтерию, по экземпляру МОЛ Срок передачи В конце рабочего дня с листом кассовой книги В день подписания Не позднее следующего дня после подписания Документы, в которых производятся записи Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) Регистры бухгалтерского учета — Регистры бухгалтерского учета Книга учета бланков строгой отчетности (ф.

0504045) Документы, составляемые на основании данного Кассовая книга (ф.

0504514) — РКО (ф. 0310002), платежные документы РКО, платежные документы — Место хранения Касса учреждения Бухгалтерия Ответственный за хранение Главный бухгалтер Наименование документа Путевой лист автомобиля Акт выполненных работ (оказанных услуг) (в части предоставления услуг (работ) учреждением) Договор на оказание платных медицинских услуг Договор предоставления помещений в аренду Акт о результатах инвентаризации Договор с контрагентами (в части приобретения товаров, работ, услуг учреждением) Код формы (ф.

0345002, ф. 0345001) — — — (ф. 0504835) — Количество экземпляров 1 2 1 2 Ответственный за составление Механик Бухгалтер по расчетам с контрагентами Юрисконсульт Инвентаризационная комиссия Контрагент Документы, на основании которых составляются данные — Договор — Конкурсная (аукционная) документация Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) ПФХД Ответственный за проверку Механик Бухгалтер по расчетам с контрагентами Главный бухгалтер Инвентаризационная комиссия Юрисконсульт, главный бухгалтер Срок составления Ежедневно Согласно условиям договора 1 день Согласно конкурсной (аукционной) документации В течение 3 дней после окончания инвентаризации — Кто утверждает (подписывает) Механик, водитель, лицо, ответственное за проведение предрейсового и послерейсового медосмотра Руководитель, контрагент Руководитель Контрагент, руководитель Срок утверждения (подписания) В день составления 1 день 1 рабочий день после получения Не позднее 1 рабочего дня после составления Куда передается В бухгалтерию в бухгалтерию, контрагенту В бухгалтерию По экземпляру — контрагенту и в бухгалтерию, копия — юрисконсульту Срок передачи Ежедневно В день подписания Не позднее дня, следующего за днем подписания документа В день подписания Документы, в которых производятся записи Журнал учета движения путевых листов N 8 Бухгалтерские регистры Документы, составляемые на основании данного Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) — Приказ — Место хранения Бухгалтерия Ответственный за хранение Главный бухгалтер

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

  1. осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  2. упорядочить процесс работы с документами;
  3. рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  4. сократить задержки времени при обработке документации;
  5. своевременно формировать отчетность.
  6. избежать рабочих конфликтов;

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  1. иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).
  2. структуры предприятия;
  3. видов применяемой первички;
  4. масштабов деятельности фирмы;
  5. особенностей построения системы управления;

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  1. для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
  2. составить полный перечень документов, подлежащих обработке;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала .

  1. сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .

  1. сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  2. разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  3. конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  4. конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Правовая база

Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.

В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству: Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.04 г.

«Об архивном деле» Федеральный закон №59-ФЗ от 02.05.06 г. «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.06 г.

«Об информации и защите информации» Федеральный закон №210-ФЗ от 27.07.10 г. «О представлении муниципальных услуг» Федеральный закон №63-ФЗ от 06.04.11 г. «Об электронной подписи» Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является закон №125-ФЗ от 22.10.04 г.

Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

  1. процедура комплектования;
  2. как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
  3. хранение и учет документации;
  4. какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.
  5. основные положения, используемая терминология;

Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм.

Особенно это касается недавно введенных реформами.

Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации.

Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку.

Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так: Однако образец 2019 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем в отношении бухгалтерии.

Также см. «». Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

График документооборота (образец):

Скачать его в формате word вы можете ниже.