Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля


В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты: — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества; — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества. Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем.

Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях. Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы: 1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов.

Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы. Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что

«разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя»

или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя».

Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение. ! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы.

Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником. 2. Должностная инструкция сотрудника. В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки.

Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности. 3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях. Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  1. Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.
  2. Размер компенсации;
  3. Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  4. Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать в служебных целях 4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику. Скачать 5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования.

Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить. Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  1. информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.
  2. информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  1. чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  2. расчет произведенных расходов в денежном выражении.

    Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в

Возможность такого использования

Возможность использования личного имущества работника, в том числе и автомобиля, в служебных целях предусматривается ст. 188 Трудового Кодекса России. Однако документ не регулирует ни оплату такого применения, ни сроки эксплуатации, ни порядок компенсации.

Единственное, что требует ТК – оформление письменного соглашения, в котором указывается все вышеперечисленное. Собственно говоря, в законодательных актах нет такого определения, как работа разъездного характера.

Каждый работодатель самостоятельно устанавливает параметры таких служебных обязанностей.

Что еще скачать по теме:

  1. В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
  2. Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  3. Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  4. Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.

Новое за 06 января 2021

  1. Внесены корректировки в5
  2. Добавлено документов13

Договоры по тегам Советы работнику офиса

  1. Все бланки
  2. Все договоры

Цитата на века Легче найти ошибку, чем истину.

(И. Гёте)

Из авторитетных источников

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России “Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

  1. сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).
  2. фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
  3. расчет компенсации;
  4. принадлежность используемого автомобиля работнику;

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме, . Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Образцы договоров

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору № _ от 1 марта 2011 года о использовании работником собственного автотранспорта для служебных нужд г.

Самара 1 декабря 2011 года ООО «Иванов», именуемый в дальнейшем «Работодатель» в лице Директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин РФ Петров Петр Петрович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем: 1. Предмет соглашения. 1.1. Работник использует по поручению Работодателя личный автомобиль марки LADA 11111, ПТС 11 МТ 111111, государственный регистрационный знак № А111АА11, свидетельство о регистрации транспортного средства 11 СУ 11111 в служебных целях в течении рабочей недели, на основании служебных заданий, выданных в любой форме Работодателем.

2. Обязанности сторон. 2.1. Работодатель обязуется: 2.1.1. Поручать Работнику выполнение заданий с использованием личного автомобиля. 2.1.2. Выплачивать Работнику компенсационные выплаты за использование личного автомобиля для служебных нужд, покрывающие расходы за износ автомобиля, за текущий ремонт и техническое обслуживание, за приобретение горюче-смазочных материалов из расчета не более 1200 (одной тысячи двухсот) рублей 00 копеек в месяц пропорционально отработанному времени в течении месяца, на основании учета служебных поездок на личном транспорте.

2.1.2. Выплачивать Работнику компенсационные выплаты за использование личного автомобиля для служебных нужд, покрывающие расходы за износ автомобиля, за текущий ремонт и техническое обслуживание, за приобретение горюче-смазочных материалов из расчета не более 1200 (одной тысячи двухсот) рублей 00 копеек в месяц пропорционально отработанному времени в течении месяца, на основании учета служебных поездок на личном транспорте. 2.2. Работник обязуется: 2.2.1.

Использовать личный автомобиль по заданию Работодателя в течении рабочей недели на основании выданных служебных заданий.

2.2.2. Не допускать неэффективное применение автомобиля при использовании его в служебных целях.

2.2.3. Предоставлять Работодателю документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, согласно листа учета служебных поездок на личном транспорте, прилагаемого к настоящему Соглашению.

3. Порядок расчетов. 3.1. При использовании автомобиля в служебных целях Работник самостоятельно, за собственный счет обеспечивает закупку горюче-смазочных материалов и заправку автомобиля, а также оплату других расходов. Для получения компенсационной выплаты, указанной в п.

2.1.2. настоящего соглашения, Работник предоставляет в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок. 3.2. Работодатель осуществляет компенсационные выплаты Работнику дополнительно к должностному окладу в сроки, определенные для выплаты заработной платы за месяц. 3.3. Выплата, указанная в п. 2.1.2.

настоящего соглашения не выплачивается за время нахождения Работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется. 3.4. Основанием для выплаты компенсационной выплаты является приказ Директора Общества. 4. Ответственность сторон. 4.1.

Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение Правил дорожного движения, а также за ущерб, нанесенный третьим лицам вследствие нарушения Правил дорожного движения.

4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий настоящего соглашения виновная сторона несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

5. Срок действия настоящего соглашения.

5.1. Настоящее соглашение вступает в силу с 1 декабря 2011 года и может быть прекращено по письменному согласию обеих сторон, требованию Работодателя в случае, если надобность в использовании личного автотранспорта отпала или в случае невозможности использования Работником личного автотранспортного средства в служебных целях, а также может быть расторгнуто в судебном порядке по требованию какой-либо стороны, в том числе при невыполнении другой стороной условий настоящего соглашения. Соглашение прекращается также при расторжении трудового договора между сторонами (независимо от причин).

6. Прочие условия. 6.1. Настоящее соглашение составлено в двух подлинных экземплярах по одному для каждой из сторон. 6.2. В случаях, не предусмотренных настоящим соглашением, стороны руководствуются действующим законодательством РФ. 7. Адреса и реквизиты сторон.

Компенсация за использование автомобиля

Что касается учета расходуемого топлива на поездки в служебных целях, то здесь мне установили расчет из мощности автомобиля и его характеристик, указанных производителем.

Берется во внимание не только расход по городу, но и по трассе. Согласно договору мне предоставили электронную карту (чип) для заправки, и я несу ответственность по всем своим действиям с ней. Поэтому каждая поездка и заправка должны иметь обоснование. Мои рабочие разъезды находятся на контроле и берутся из путевого листа.
Мои рабочие разъезды находятся на контроле и берутся из путевого листа.

Эти сведения я подаю один раз по истечении текущего месяца в электронном виде, так как головной офис находится в другой области. И чтобы ничего не забыть, приходится вносить данные каждый день.

Поручения я получаю удаленно через сервер задач, и помимо всего, в графу основания поездки мне нужно указывать не адрес, а наименование поручения, который нужно узнавать, зайдя на сайт — это дополнительная трата времени.

Ну, это уже, как говорится, «издержки профессии».

С другой стороны, электронный путевой лист избавляет от лишних расчетов, так как руководство позаботилось о его грамотной разработке. Мне достаточно внести дату, километраж, наличие или отсутствие покупки бензина, а все остальное просчитывается автоматически. Это удобно и мне, и бухгалтерии, так как если я езжу по своим делам, то заправляю автомобиль из своего бюджета.

Размер выплат за амортизацию автомобиля мне установлен нанимателем в размере 0,10 копеек за каждый километр, пройденный в служебное время. Расчет берется на основании путевых листов и карточек учета расхода топлива. Срок выплаты компенсации за износ автомобиля установлен в договоре.

Свои «амортизационные» средства я получаю ежемесячно в зависимости от пройденного километража.

Как написать заявление на получение компенсации?

Чтобы получить компенсацию за предоставление личного автомобиля для выполнения поручений компании, сотрудник должен написать заявление, также может использоваться служебная записка, где он указывает, для каких служебных целей используется его имущество, с какой периодичностью. К заявлению прикладывается копия свидетельства о регистрации.

Личный автомобиль в служебных целях. Нюансы учета

Работа некоторых сотрудников автономных учреждений связана со служебными поездками.

Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе автомобиля. В каком размере следует выплатить данную компенсацию?

Как отразить ее в бухгалтерском и налоговом учете? На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье. Как было сказано выше, Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность компенсировать расходы, понесенные работником.

Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. На практике всегда возникает вопрос, как оформить данную выплату и из чего следует исходить, чтобы определить сумму компенсации.Документы – основания для выплаты компенсации Порядок и условия выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлены п. 2 Приказа Минфина РФ от 04.02.2000 № 16н

«Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок»

(далее – Приказ Минфина РФ № 16н).

В нем указано, что данная денежная выплата работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п.

1 – 6,8 и 9 Письма Минфина РФ от 21.07.1992 № 57

«Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок»

(далее – Письмо Минфина РФ № 57).

Согласно п. 4 письма для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Об иных документах в данном письме не говорится.

Однако поскольку нормы ст. 188 ТК РФ предусматривают компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, считаем необходимым представлять документы, подтверждающие право собственности на автомобиль.

Аналогичное мнение было высказано Минфином в Письме от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150.

Следовательно, для обоснования расходов по выплате денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нужны: – технический паспорт на легковой автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства (для удостоверения права собственности на автомобиль); – соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору; – приказ руководителя о выплате компенсации; – должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость.

Следует обратить внимание на разъяснения, приведенные в письмах Минфина РФ № 57,от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140.

Чиновники указывают: 1) в размерах компенсации, установленных законодательством согласно ст.

188 ТК РФ, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов; 2) компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце; 3) за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и др.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.Путевой лист: выдавать или нет? Согласно позиции, изложенной УФНС по г.

Москве в письмах от 04.03.2011 № 16‑15/020447@, от 22.02.2007 № 20‑12/016776, от 20.09.2005 № 20‑12/66690, сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника. Путевые листы должны составляться по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации.

Такого мнения придерживаются и чиновники финансового ведомства (Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 14‑05‑07/6). Типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 78по согласованию с Минфином, Минэкономики, Минтрансом, входит в состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

В соответствии с Приказом Минфина РФ № 173н[1] типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля» подлежит применению всеми государственными (муниципальными) учреждениями. Согласно ОК 011‑93. Общероссийской классификатор управленческой документации (ОКУД) данной форме присвоен номер 0345001. Однако анализируя постановления арбитражных судов, отметим, что данное требование, выдвигаемое Минфином и ФНС, необоснованно.

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю.

Таким образом, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, последняя не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (постановления ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008‑С5–14,ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008).Размер выплаты: нормирован или нет? По правилам ст. 188 ТК РФ размер выплаты компенсации утверждается по соглашению сторон между работником и учреждением. Из этого следует, что трудовым законодательством нормы не устанавливаются.

Однако если выплата в автономном учреждении осуществляется за счет субсидий, выделяемых из бюджета, не следует забывать о положениях Приказа Минфина РФ № 16н.Пунктом 1 данного приказа предусмотрены следующие нормы: Марка автомобиля Предельные нормы компенсации в месяц, руб.

ЗАЗ 116 ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 148 АЗЛК, ИЖ 173 ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 221 Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 91 Отметим, работодатели при выплате компенсации за использование личного автотранспорта не обязаны исходить из приведенных сумм. Приказ Минфина РФ № 16н регламентирует только нормативы при выплате компенсации за счет средств бюджета. Автономные учреждения наряду с выполнением государственного (муниципального) задания, финансируемого за счет субсидий, выделяемых из бюджетов РФ, могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемой налогом на прибыль.

Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92

«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

. В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1 200 руб. – для авто с объемом двигателя до 2 л и 1 500 руб.

– для авто с объемом двигателя свыше 2 л).

Однако Минфин в одном из своих разъяснений, приведенных в Письме от 15.10.2008 № 03‑03‑07/24, указал, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а только в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя.

Таким образом, автономное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, может платить и больше, но суммы превышения над вышеприведенными нормами в этом случае учесть при расчете налога на прибыль будет невозможно.

В качестве справочного материала приведем Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 № 414. В указанном акте законодатель приводит нормы для включения данных выплат в себестоимость продукции (работ, услуг).
В указанном акте законодатель приводит нормы для включения данных выплат в себестоимость продукции (работ, услуг).

Марка автомобиля Предельные нормы компенсации* в месяц, руб.

ЗАЗ 3 392 ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 4 725 АЗЛК, ИЖ 5 067 ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 5 799 Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 2 546 * Пунктом 1 Постановления Правительства № 414 разрешено организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, применять указанные нормы с повышением до 10% в зависимости от условий эксплуатации легковых автомобилей.Как отразить в бухгалтерском учете? Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п.

256 Инструкции № 157н[1]). Сумма начисленной компенсации в автономном учреждении отражается следующей бухгалтерской записью (п. 132Инструкции № 183н[2]):Дебет счетов 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)Кредит счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записью (п.

88 Инструкции № 183н):Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»Страховые взносы.

Начислять или нет? Разъяснения по данному вопросу приведены в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 № 14‑03‑11/08‑13985. Согласно положениям ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.Пунктом 1 ст.

7 Закона о страховых взносах[3] определено, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности в рамках трудовых отношений. Аналогичные нормы действуют в отношений страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125‑ФЗ[4]).

Таким образом, база для начисления страховых взносов определяется плательщиком (учреждением) как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных вышеприведенной статьей, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением необлагаемых сумм, указанных в ст. 9 Закона о страховых взносах и ст. 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ.

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона о страховых взносах и пп.

2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ страховые взносы не начисляются на все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер работы, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343‑19,от 05.08.2010 № 2538‑19.Следует ли удержать НДФЛ с компенсации?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса.

Как уже было отмечено выше, ст.

188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, удостоверяющие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма ФНС РФ от 27.01.2010 № МН-17-3/15@,Минфина РФ от 23.12.2009 № 03‑04‑07‑01/387, от 01.12.2011 № 03‑04‑06/6-328).Как учесть расходы при исчислении налога на прибыль? Вопросы обложения налогом на прибыль компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях рассмотрены в письмах Минфина РФ от 09.08.2011 № 03‑03‑06/1/465, от 15.10.2010 № 03‑03‑06/1/649. На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следовательно, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль только в тех случаях, когда работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.

Следует также обратить внимание на то, что компенсация должна начисляться только в случае, если работник, которому выплачивается компенсация, является собственником автомобиля (Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150).

На основании пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ (при использовании метода начисления) расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации.

Аналогично такие расходы признаются и при использовании кассового метода (п. 2 ст. 273 НК РФ). Согласно пп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Как уже было отмечено, такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ № 92.

Вместе с тем следует отметить, что Минфин в Письме от 26.05.2009 № 03‑03‑07/13 указал, что с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера (например, договор аренды транспортного средства без экипажа), по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены в полном объеме как для целей налогообложения прибыли организаций, так и в бухгалтерском учете автономного учреждения.

Аналогичный вывод следует из Письма от 22.12.2011 № 03‑03‑06/1/844. В соглашении к трудовому договору В. В. Ивановой указано, что для исполнения трудовых обязанностей она использует личный легковой автомобиль.

Сотрудница представила документы, подтверждающие право владения автомобилем.

Согласно приказу руководителя автономного учреждения компенсация выплачивается с 01.02.2012 в размере 4 200 руб. за счет средств от приносящей доход деятельности и подлежит включению в состав прямых затрат по учреждению при формировании себестоимости платных услуг.

С 01.02.2012 по 16.02.2012 В. В. Иванова была в отпуске. В соответствии с п.

6 Письма Минфина РФ № 57 в феврале компенсация за использование личного автомобиля (ВАЗ) будет выплачена без учета времени нахождения В. В. Ивановой в отпуске. В феврале 2012 года – 29 календарных дней, для расчета учитывается период с 17‑го по 29 февраля. Сумма выплаты составит 1 882,76 руб.

((4 200 руб. / 29 дн.) x 13 дн.). Бухгалтер автономного учреждения сделает следующие учетные записи: Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб. Отражено начисление расходов на выплату денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях 2 109 60 212 2 302 12 000 1 882,76 Отражено поступление денежных средств в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в ОФК 2 210 03 000 2 201 34 000 2 201 11 000 2 210 03 000 1 882,76 Отражена выдача денежной компенсации из кассы учреждения 2 302 12 000 2 201 34 000 1 882,76 Обратите внимание, что в рассматриваемом примере при исчислении налога на прибыль бухгалтер вправе учесть в расходах только 1 200 руб.

________________________________________________________ 1.

Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н

«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»

. 2. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв.

Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н. 3. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

4. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212‑ФЗ

«О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»

. 5. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125‑ФЗ

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

.

  1. , редактор журнала «Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности»

Журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Личный автомобиль в служебных целях

Д. Аборин, ведущий эксперт-консультант компании ПравовестФирма взяла на работу сотрудника со своим автотранспортом. За использование личного автомобиля организация может платить ему компенсацию, заключить договор аренды транспортного средства или безвозмездного пользования.

Какой из этих вариантов наиболее выгоден? Давайте разберемся.Часто наличие личного автотранспорта является одним из условий приема на работу. Автомобиль или мотоцикл сотрудник будет использовать в служебных целях.

В этом случае работник имеет право на денежную компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Организация вправе сама установить ее размер, затем согласовать с работником и зафиксировать в трудовом договоре.Оформляем компенсациюСумма компенсации будет зависеть от марки транспортного средства и от того, насколько интенсивно оно используется. В состав выплаты могут включаться расходы на бензин, текущий ремонт и т.

п. Или эти затраты берет на себя сам работодатель.В нашем случае компенсация за использование личного автотранспорта выплачивается тем работникам, чья деятельность связана со служебными поездками. Список таких сотрудников определяет руководитель. Разъездной характер работы этих людей должен быть зафиксирован в их должностной инструкции.Чтобы получать выплату, сотрудник фирмы должен принести в бухгалтерию нотариально заверенную копию техпаспорта.

Если работник ездит по доверенности, то еще и копию этого документа. Затем руководитель организации издает приказ о назначении компенсации.

В нем указывается ее размер и кому она назначена. Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце.

Для ее выплаты кроме приказа руководителя необходима разъездная ведомость или иной аналогичный документ.Считаем налогиКак мы уже говорили, размер возмещения определяется в трудовом договоре. Однако при исчислении налога на прибыль к расходам может быть отнесена сумма, не превышающая норм, указанных в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

№ 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 НК РФ). При этом в них уже заложен износ, расходы на ГСМ, техническое обслуживание и ремонт. Поэтому перечисленные затраты на автомобиль дополнительно не могут учитываться в составе расходов (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г.

№ 03-03-01-02/140).Сумма компенсации не облагается ЕСН и взносами в ПФР (подп. 2 п. 1 ст. 238 либо п. 3 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г.

№ 167-ФЗ). А вот с НДФЛ ситуация спорная.Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, НДФЛ не облагаются любые компенсационные выплаты (в пределах норм), установленные законодательством РФ и связанные с исполнением трудовых обязанностей.

В связи с тем, что право устанавливать размер компенсации прописано в Трудовом кодексе, вся выплачиваемая сумма не должна облагаться этим налогом.Однако налоговая служба на этот счет придерживается иного мнения (письмо МНС России от 2 июня 2004 г. № Как разъяснили инспекторы, стороны трудового договора не могут устанавливать нормы, а вправе лишь определять размер компенсации. Поэтому нужно применять норму, установленную Постановлением № 92, в пределах которой компенсация не будет облагаться НДФЛ.Понятно, что этой суммы недостаточно для покрытия всех расходов.

Поэтому разницу между договорной ценой за пользование автомобилем и нормой компенсации можно восполнить либо сверхнормативной компенсацией, либо материальной помощью.Возможны вариантыЕсть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем (ст.

632 ГК РФ) и без экипажа (ст.

642 ГК РФ).По договору аренды автомобиля с экипажем хозяин предоставляет его фирме за плату во временное пользование с оказанием услуг по его управлению и технической эксплуатации.

То есть по данному договору в любом случае ремонтировать автомобиль обязан его владелец.Как известно, выплаты в рамках договоров аренды не являются объектом обложения ЕСН, а вот с доходов по управлению и ремонту ЕСН исчисляется. В связи с этим сумму вознаграждения по указанному договору необходимо разделить. При формировании налоговой базы по прибыли сумма арендной платы учитывается в составе расходов (письмо Минфина России от 10 февраля 2004 г.

№ 04-04-06/21). Расходы на бензин также несет арендатор согласно ст. 636 ГК РФ, но это в случае если иное не установлено договором.

При исчислении НДФЛ работник вправе воспользоваться профессиональным налоговым вычетом (п.

2 ст. 221 НК РФ).По договору аренды без экипажа владелец предоставляет автомобиль фирме за плату во временное пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации. За пользование автомобилем фирма платит ему арендную плату.Затраты организации, произведенные по такому договору аренды, в том числе затраты на приобретение топлива исходя из фактического пробега автомобиля, а также затраты на приобретение запасных частей и ремонт могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 28 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/463). ЕСН арендная плата не облагается, а НДФЛ удерживается арендатором со всей суммы.По договору безвозмездного пользования владелец автомобиля обязуется передать его в безвозмездное временное пользование организации, а последняя обязуется вернуть его в том же состоянии, в каком получила, с учетом износа (ст.

689 ГК РФ).Ремонт автомобиля, полученного в безвозмездное пользование, является прямой обязанностью организации (ст.

695 ГК РФ). Поэтому затраты на него учитываются в расходах при условии, что они не возмещаются ссудодателем.

Расходы на бензин также учитываются в полном объеме согласно путевым листам (подробно об этом мы писали в ПБ № 7, 2005, стр. 54). До недавнего времени вопрос относительно возникновения у организаций дохода в виде экономической выгоды считался спорным, но чаще всего решался в пользу плательщиков.

Однако 22 декабря 2005 г. Президиумом ВАС РФ было издано информационное письмо № 98, содержащее рекомендации по решению спорных вопросов, касающихся налога на прибыль.

В пункте 2 письма указано, что в случаях безвозмездного пользования имуществом, у организации возникает доход согласно пункту 8 статьи 250 Налогового кодекса в виде экономической выгоды (ст. 40, 41 НК РФ).Что выгоднееДля ответа на вопрос рассчитаем расходы фирмы по всем предложенным вариантам и сравним их.ПримерРуководитель фирмы и автовладелец договорились о вознаграждении за пользование автомобилем в размере 5000 руб. в месяц. Допустим, ремонтирует автомобиль фирма, переведенная на ЕНВД, поэтому ее услуги НДС не облагаются.

Предположительно расходы на бензин по данному автомобилю в месяц составят 10 000 руб.1. Компенсация за использование личного транспорта.Учитывая, что компенсация по норме составляет всего 1500 руб.

(или 1200 руб.), расходы сотрудника на ремонт автомобиля и бензин можно возместить выплатой материальной помощи или компенсацией сверх норм в сумме 13 500 руб. (15 000 – 1500). В обоих случаях эти расходы не уменьшают облагаемую налогом прибыль.Расходы фирмы составят 14 640 руб. (5000 руб. + 10 000 руб. – 1500 руб.

x 24%).2. Договоры аренды с экипажем.В этом случае расходы распределим следующим образом.

10 000 руб. – ГСМ, 3000 руб. – аренда, 2000 руб.

– услуга по управлению.Расходы фирмы по этому договору составят 11 400 руб. (3000 + 2000 + 10 000 – 3600), где:3000 руб. – арендная плата;2000 руб. – услуги по управлению;10 000 руб.

– расходы на бензин;3600 руб.

– экономия по налогу на прибыль (15 000 руб. x 24%).Услуги по управлению подпадают под ЕСН и взносы в ПФР. Ремонт автомобиля должен производиться за счет автовладельца.

Если ремонт автомобиля оплатит организация, эти затраты уменьшат налоговую базу по прибыли и с них также нужно будет уплатить ЕСН и взносы в ПФР.3. Договоры аренды без экипажа.Расходы фирмы по этому договору составят 11 400 руб.

(5000 + 10 000 – 3600), где:5000 руб.

– арендная плата;10 000 руб. – расходы на бензин;3600 руб. – экономия по налогу на прибыль (15 000 руб.

x 24%).Если организация будет за свой счет ремонтировать автомобиль, стоимость ремонта также уменьшит налоговую базу по прибыли.4.

Договор ссуды.Поскольку ссуда является безвозмездным пользованием, материальная помощь автовладельцу (5000 руб.) не уменьшит облагаемую налогом прибыль фирмы.

Поэтому экономить на налоге на прибыль остается только с суммы расходов на бензин (10 000 руб.).Расходы фирмы составят 12 600 руб.

(10 000 руб. + 5000 – 10 000 руб. x 24%).Если организация будет за свой счет ремонтировать автомобиль, стоимость ремонта также будет уменьшать налоговую базу по прибыли.Таким образом, наиболее выгодны как для фирм, так и для владельцев автомобилей договоры аренды и ссуды. Наименее рациональный вариант – выплата хозяину автомобиля компенсации.Для «упрощенцев»Налогоплательщики, использующие объект налогообложения «доходы минус расходы», могут уменьшить налоговую базу единого налога на суммы компенсаций за использование в служебных целях личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп.

12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Так же, как и по налогу на прибыль, эти расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.Как и при обычной системе налогообложения, инспекторы настаивают на том, что при исчислении с компенсаций НДФЛ и взносов по обязательному пенсионному страхованию должны учитываться нормы, установленные Постановлением № 92. В связи с этим у «упрощенцев» возникает такая же проблема с исчислением с сумм компенсаций НДФЛ и взносов в ПФР, как у обычных плательщиков с НДФЛ, рассмотренная нами выше. Следует иметь в виду, что на «упрощенцев» с 2006 года уже однозначно не распространяется норма п.

3 ст. 236 НК РФ, позволяющая не исчислять ЕСН с выплат, не относимых к расходам по налогу на прибыль.При аренде автомобиля расходы учитываются в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Иных отличий по аренде, а также по безвозмездному использованию транспортного средства от порядка, рассмотренного выше, нет.вниманиеКомпенсация не начисляется за те дни, когда работник болел, находился в отпуске или командировке (если в командировку он не поехал на своем автомобиле).

вниманиеВладельцам грузовиков следует обратить внимание на тот факт, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ предусматривает уменьшение прибыли организации на суммы компенсации по использованию легковых автомобилей работников.

И нормы Постановления № 92 также определены только для них. Ситуация, при которой работник использует личный грузовой автомобиль, законодательством не урегулирована.

Получается, что такую компенсацию можно включить в расходы по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в размерах, установленных соглашением сторон.

Материал предоставлен журналом . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Соглашение N _____ об использовании личного транспортного средства работника в производственных (служебных) целях

г. _______________ «__»___________ ____ г.

______________________________, именуем___ в дальнейшем «Работодатель», (наименование организации) в лице _________________________________________, действующ___ на основании (должность, Ф.И.О.

руководителя) __________________, с одной стороны, и ________________________, именуем___ (Ф.И.О.

работника) в дальнейшем «Работник», _________________________________________________, (данные документа, удостоверяющего личность) с другой стороны, а совместно именуемые как «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем: 1. Работник в соответствии с Распоряжением N _____ от «__»___________ ____ г.

и в интересах Работодателя использует в производственных (служебных) целях личное имущество — транспортное средство марки __________, модель __________, регистрационный номерной знак __________, рабочий объем двигателя __________, технический паспорт N _____ серия __________. 2. Работник, согласно должности, работает _______________, и в связи с _______________ Работодатель не может предоставить Работнику собственное транспортное средство. 3. Компенсация Работнику за использование личного транспортного средства в производственных (служебных) целях составляет _____ (__________) рублей за один рабочий день.

4. Затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и ремонт транспортного средства в компенсацию входят/не входят (в том случае, если не входят, то Работодатель возмещает Работнику указанные затраты по результатам представления соответствующих документов). 5. За время нахождения Работника в отпуске, командировке или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в иных целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается. 6. Количество рабочих дней, в которые использовалось личное транспортное средство, определяется Сторонами путем подписания Акта в __________ день каждого месяца.

7. Настоящее Соглашение вступают в силу с «__»___________ ____ г. и действует по «__»___________ ____ г.

8. В случае если трудовой договор с Работником N ____ от «__»___________ ____ г. прекратит свое действие ранее срока, установленного в п. 7 настоящего Соглашения, настоящее Соглашение считается расторгнутым с даты прекращения действия трудового договора N _____ от «__»___________ ____ г.

9. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из Сторон, при этом оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.